(Read: 15 minuten)


Introductie


Marti-Orbak Software is een software bedrijf dat enkel software voor bakkerijen maakt. Ons enige belang is dat de productielijsten van onze klanten altijd kloppen en de integratie met alle order ‘invoermedia’ vlekkeloos verloopt. Een bakkerij is namelijk een dagvers productiebedrijf en de enige branche waar ze vaak ’s-avonds om 18:00 uur pas weten wat ze voor de volgende dag moeten maken. De lijsten moeten daarom elke avond altijd kloppen en daarom is het ook van belang dat onze helpdesk (die dagelijks van 07:30 tot 22:00 uur te bereiken is en ook in de weekenden stand-by staat) toegang heeft tot elk invoer proces om te kunnen garanderen dat deze lijsten ook altijd kloppen en eventueel efficiënt kunnen ingrijpen als nodig. 


Mede hierom zijn we huiverig als anderen/derden een data-integratie bouwen met Bake-it en we daardoor een afhankelijkheid bij anderen hebben voor de juistheid van de productielijsten. We weten namelijk uit ervaring wat voor problemen dit kan opleveren als het mis gaat en deze verantwoordelijkheid mede bij een derde partij ligt. In dit artikel willen we hier wat meer uitleg bij geven.


Historie

 

Webshops die als order invoer medium gebruikt worden zie je tegenwoordig in allerlei soorten en maten. Het gaat er niet om waar een webshop mee gemaakt is maar om de naadloze integratie met de back-office, foutloos gebruik en eerder genoemde efficiënte ondersteuning. 


Er zijn in het verleden diverse vruchteloze pogingen geweest door externe partijen om andere webshops, al dan niet zelfgemaakt of Magento/OS-Commerce/WooCommerce, te koppelen aan de Bake-it back-office. Doordat externe koppelingen nooit volledig en foutloos zijn en ook support van de ontwikkelende partijen/derden vaak niet optimaal was hebben we in het verleden diverse situaties gehad met enkel verliezers ondanks alle goede bedoelingen van alle partijen… De klant was ontevreden omdat de lijsten niet klopten, de externe partij was ontevreden omdat ze support moesten leveren en aanpassingen/verbeteringen moesten blijven maken bij updates / problemen / issues, Marti-Orbak was ontevreden omdat ze geen garantie meer kunnen geven op volledigheid en juistheid van de productielijsten maar ook ontevreden omdat veel extra support geleverd moet worden en ze geen invloed hebben om prioriteiten en inspanningen van derden met vaak kastje/muur verhalen en het wijzen naar anderen.


EXTRAvestiging webshop

 

Daarom hebben we uiteindelijk besloten om zelf een EXTRAVestiging webshop speciaal voor bakkers te ontwikkelen en aan te bieden aan onze klanten waardoor iedereen zich bezighoud met de zaken waar ze goed in zijn: De bakkerij maakt zijn producten, de website bouwer zorgt voor design en de website, MOS zorgt voor de webshop en volledigheid en juistheid van de baklijsten. Wij willen, moeten en kunnen enkel dan de verantwoording geven dat productielijsten kloppen en kunnen dat alleen als we alle invoerkanalen in de hand hebben! 

 

Onze EXTRAvestiging webshop voor Bake-it/Orbak is speciaal voor bakkerijen gebouwd en heeft dus ook veel specifieke bakkerij functionaliteit die vaak ontbreekt bij standaard oplossingen zoals o.a. een afbeeldingseditor voor taartfoto's, integratie van klantenpassen, bestellen op rekening, automatische seizoensassortimenten, personeelskortingen, bezorggebieden per winkel, afhaaltijden per winkel, gekoeld bezorgen voorwaarden, kortingscoupons, herhaalde bestellingen, gratis tasje bij afhalen, orderhistorie en het afdrukken van juiste (verplichte) productinformatie! Momenteel zijn er bijna 200 EV webshops actief die gezamenlijk meer dan 250.000 bestellingen per jaar verwerken, dus de kinderziektes zijn er ondertussen wel uit!


Waarom geen WooCommerce / Shopify of andere (gratis) webshops

 

Bijna iedereen kan tegenwoordig relatief snel een mooie webshop (laten) maken met bijvoorbeeld Shopify, Magento of WooCommerce die vaak niet al teveel geld kosten. Soms hebben partijen een eigen CMS waarin mooie websites en webshops gemaakt kunnen worden. Maar hier gaat het volgens ons niet om! Waar het wel om gaat is dat uw webshop volledig is afgestemd op de bakkerij en geïntegreerd is met de backoffice Bake-it. Alle prijzen en artikelen (inclusief subcodes, teksten, reclames, kortingen, productinformatie, afbeeldingen etc.) dienen goed, snel, automatisch en zonder rompslomp op de webshop geplaatst maar ook moeten deze webshop orders naadloos weer in Bake-it ingelezen en zelfs direct naar de Cash-it kassa gestuurd worden zodat de winkel ‘weet‘ dat er een taart is besteld met 10 kaarsjes, met afbeelding en direct betaald is met PayPal/iDeal of creditcard. En vergeet vooral de koppeling met de grondstofleveranciers van de bakker met betrekking tot allergenen niet die echt goed en correct op de webshop vermeld moeten staan. Als de grondstof leverancier een product wijzigt wat in brood gebruikt wordt, worden de ingrediënten en allergenen ook op de EV webshop direct bijgewerkt!

Integratie, stabiliteit, snelheid maar ook flexibiliteit, ondersteuning en specifieke bakkerij functionaliteit, daar gaat het volgens ons om. Zodat de bakker er verder geen omkijken meer naar heeft. Bijkomend voordeel is uiteraard dat wij alle software van de bakker beheren en er ook geen kastje-muur spelletjes gespeeld kunnen worden met externe partijen maar adequaat kunnen inspringen mocht er een probleem zijn. De bakker heeft 1 aanspreekpunt die alle facetten mbt de bakkerij kantoor en winkel automatisering voor hem kan oplossen en enkel op die wijze kunnen we correctheid van de data en productielijsten garanderen en goede en adequate support leveren!


Welke smaken EXTRAvestiging webshops zijn er

 

We hebben tegenwoordig 3 smaken van de EV webshop.

 

 

Er zijn tevens nog een aantal webshops in de 'oude styling' actief echter zullen deze langzaam omgezet worden naar Bootstrap. Elke EV webshops maakt dus gebruik van de moderne Bootstrap techniek, is responsive (geschikt voor mobiel) en wordt veilig met SSL/https door ons opgeleverd (inclusief certificaat). 

 

De standaard ‘smaak’, is waarbij we de layout van een EV webshop afstemmen op de layout van de website. De standaard procedure is dat de website eerst wordt gemaakt door een derde partij en wij daarna de webshop layout daarop aanpassen zodat het 1 geheel lijkt maar eigenlijk twee aparte systemen zijn die naar elkaar verwijzen. De webshop draait dus als externe webshop op onze server die vanuit de website aangeroepen wordt via een URL zoals http://webshop.bakkerij-lamers.nl .  

 

Voorbeelden van standaard Bootstrap webshops waarbij we de webshop hebben opgezet als aparte site naast de website zie je bijvoorbeeld bij 

 

Tegenwoordig is het mogelijk om een EV webshop naadloos te integreren binnen Wordpress. Zo lijkt de webshop en website 1 geheel en draait de webshop ‘binnen’ de website. Hierbij kun je nog steeds direct doorlinken naar pages etc. Voorbeelden zijn o.a.:

 

Hier meer info over de procedure: https://martiorbak.freshdesk.com/solution/articles/3000064314-extravestiging-webshop-integreren-in-wordpress. 


Om een bestaande webshop om te zetten naar Wordpress rekenen wij een standaard tarief waarvoor we de layout op de website afstemmen, we installeren een plugin binnen Wordpress, integreren de webshop binnen Wordpress, configureren de integratie, testen de webshop en maken het gereed voor gebruik. 

 

Sinds 2018 kan een EXTRAvestiging webshop ook in een eigen CMS geïntegreerd worden als deze PHP ondersteund. Meer informatie is te vinden op https://www.extravestiging.nl/webshop-tools/. Een maatwerk integratie brengt extra kosten met zich mee van zowel de website bouwer als Marti-Orbak / EXTRAvestiging voor ondersteuning hierbij. Een voorbeeld van een maatwerk integratie is roodenrijs.meesterbakker.nl.nl


Koppelen externe webshops en applicaties

 

We hebben in het verleden een aantal malen getracht Bake-it te koppelen aan andere externe maatwerk webshops en er zijn ook diverse externe partijen die pogingen hebben gedaan maar geen enkele integratie is 'goed gelukt' om redenen zoals hierboven beschreven. 

Het exporteren van gegevens zoals prijzen en artikelen is echter wel mogelijk, hier hebben we de Shop-it module voor ontwikkelt die de Bake-it bestanden in een bepaald XML formaat exporteert en de bestanden direct kan uploaden naar een FTP server. Orderimport is niet mogelijk vanuit externe webshops, webshop bestellingen dienen bij externe webshops in Bake-it of Cash-it handmatig ingevoerd te worden.

 

Als de Bake-it data in externe applicaties gebruikt dient te worden is dat vaak lastig te integreren omdat de structuur van Bake-it specifiek voor bakkers is opgezet en niet werkt met een specifiek artikelnummer. Bake-it werkt bijvoorbeeld met een hoofd-artikelnummer en subcodes die de ‘uitvoering’ bepaald zoals ‘half gesneden’ of ‘per 4 verpakt’ en berekent aan de hand van deze subcode de prijs van het product. Ook de prijsgroep structuur en reclameprijsgroep structuur die als een ‘watervalmodel’ zijn ontwikkelt en zijn niet compatibel met standaard webshop structuren. De mix-match systemen van de Cash-it kassa kunnen niet in standaard tools geïmplementeerd worden wat prijs-problemen bij afhalen in winkels met zich mee brengt. 


Waarom proberen we het niet? 


We hebben in het verleden veel energie en tijd gestoken om enkele externe webshops te koppelen maar hebben moeten concluderen dat deze inspanningen altijd verspilde energie zijn geweest en er slechts een hele beperkte koppeling mogelijk was. Een website bouwer denkt vaak dat externe pakketten 'simpel en snel' te koppelen zijn aan hun eigen webshop en vaak hebben ze dat al eerder gedaan. Echter is dat met Bake-it niet het geval en verkijken ze zich daar op vanwege een aantal zaken zoals de eerder genoemde artikelnummers met subcodes, per order direct 7 dagen ingeven. gebruik van ID’s ipv nummering voor het leggen van relaties, prijsstructuur, mix-match, kortingen etc. maar ook vanwege de enorme functionaliteit in Bake-it mbt seizoenen, deadlines, uitzonderingsdagen etc.

 

Uiteraard geven we informatie en hulp als partijen toch een koppeling willen maken met Bake-it, echter is het zo dat onze tijd en inspanning altijd aan de gebruiker zal worden berekend. Dus ook de uren die MOS er aan moet besteden om uit te leggen hoe de structuur werkt en de (extra) support die geleverd wordt mbt deze integratie. Een afzonderlijk supportcontract wordt hiervoor afgesloten met de klant en deze extra supportkosten dienen niet onderschat te worden.


De praktijk leert dat er veel tijd en energie gaat zitten om de Bake-it bestanden te importeren in de externe webshop met als extra gegeven dat er nooit een volledige integratie plaats kan vinden m.b.t. de orders en dat web bestellingen altijd met de hand overgetypt zullen moeten worden in Bake-it. Tevens moet er rekening gehouden worden dat aanpassingen in de integratie soms noodzakelijk zijn door aanpassingen van de webshop, kassa’s of de backoffice zelf. Deze extern gekoppelde webshops kunnen dan niet integraal geüpdatet kunnen worden na een webshop/back-office of kassa update wat dan extra tijd en kosten met zich meebrengt. Een extra bijkomstigheid is ook dat er kastje-muur issues kunnen zijn als zaken mislopen in de communicatie tussen een externe webshop en Bake-it en vergeet de extra kosten van deze externe website ontwikkelaar niet, deze kunnen  aanzienlijk zijn!


Waarom is er geen EXTRAvestiging App?


Uiteraard ziet een persoonlijke bedrijfs-app er mooi en professioneel uit en het is een veelgehoorde wens van onze gebruikers. Hieronder willen we uitleggen waarom wij geen app kunnen maken voor EXTRAvestiging. 


Een EXTRAvestiging app zouden we vanaf scratch opnieuw moeten ontwikkelen waarbij we alle webshop functionaliteit die er nu in zit moeten nabouwen. Aangezien we deze kosten links of rechtsom zouden moeten terugverdienen zou dat inhouden dat een app zeker niet gratis zou zijn. Ook, en dat is veel lastiger, moeten we een app daarna bijhouden, supporten en ondersteunen wat veel tijd en energie zal kosten voor de helpdesk en developers omdat het een aparte applicatie zou zijn binnen het software spectrum van Marti-Orbak Software met eigen technologie. We hebben simpelweg niet de mensen en capaciteit om een geheel nieuwe webshop-app te bouwen en zeker niet om te ondersteunen. 


Een ander punt is ook dat we onze onafhankelijkheid verliezen omdat we dan ook geleefd worden door Apple en Google. Want zij bepalen een hoop met betrekking tot de ontwikkeling van apps. 

 

In 2015 hebben we een management app gebouwd voor de EV Webshop (iOS en Android) en we hebben aan den lijve ondervonden hoe ellendig de lock-in kan zijn die je dan hebt bij Apple en Google. Zij bepalen of en wanneer een nieuwe versie van een app in de store beschikbaar komt en bepalen ook deels de functionaliteit en restricties. Aangezien we onze apps al een tijdje niet geupdate hebben omdat niemand ze gebruikte zijn ze nu uit de app-stores uit gehaald.



We hebben ondertussen een web-oplossing voor deze app ontwikkelt (de EXTRAvestiging Sales Analyse) in EV en die werkt prima en is veel uitgebreider. Niet alleen kun je met een app dus minder snel schakelen dan een webshop omdat een update minimaal een week duurt voordat hij in de app-store staat, ook moet je telkens updates en aanpassingen maken omdat Apple en Google vinden dat dit moet zonder dat het wat toevoegt. Daarnaast ben je gebonden aan hun infrastructuur omdat dit eenmaal moet van Apple.

 

Een EXTRAvestiging webshop is prima met een mobiel te gebruiken en je kunt een directe link op het bureaublad van een telefoon plakken zodat de webshop direct gestart wordt. Een app voegt in onze ogen te weinig toe en levert te grote problemen op om waarbij we simpelweg te weinig capaciteit om dit te ontwikkelen en te ondersteunen.

 

Wel kunnen producten en prijzen vanuit de webshop naar een app gestuurd worden via de EXTRAvestiging API.

Dus wat uiteraard wel kan is dat een bakker een eigen app laat maken waar bijvoorbeeld producten en aanbiedingen te zien zijn (vanuit de webshop) maar wanneer er besteld wordt, direct de EXTRAvestiging webshop gestart wordt in een browser op de telefoon of tablet.


Conclusie

 

Ik hoop dat we duidelijk hebben kunnen maken dat we geen fan zijn van zelf-ontwikkelde integraties en graag iedereen deze frustratie willen besparen: Bakkers maar zeker ook onze helpdesk en consultants en externe partijen. 


Een EXTRAvestiging webshop, al dan niet geïntegreerd in Wordpress, is een stabiel en professioneel systeem met complete integratie met de backoffice en enkel dan kunnen we volledigheid en juistheid van de backoffice data en lijsten garanderen..