Bake-it GS1-DAS Artikel Specificatie
Introductie
In Bake-it kunt u vanaf versie 2.54k artikel specificaties maken. Deze kunt u vervolgens exporteren naar een voor gedefinieerd Excel formaat welke door GS1 kan worden ingelezen. Hier heeft u het volgende voor nodig;
Minimaal Bake-it versie 2.54k
Module [Artikel Specificatie]
.NET 2.0 framework
Microsoft Excel 2007
Stamgegevens aanmaken
Voordat u begint zijn er een aantal zaken belangrijk. GS1 maakt gebruik van bepaalde standaard codes zoals GPC codes (Global Product Classification), verpakking codes en pallet codes.
Deze codes zijn Europees vastgelegd en kunt u door Bake-it laten genereren.
Om de stamgegevens aan te maken dient u de volgende stappen te volgen;
- Ga naar menu [Diverse – Externe Koppelingen – GS1DAS – GS1DAS Instellingen]
- Kies de tweede optie ‘Genereer GS1DAS stamgegevens’
De aangemaakte data kunt u vinden onder het menu [Artikelen – Artikel specificatie].
Registreren MOSGS1DAS.dll
Om de export naar Excel correct te laten werken dient u een DLL te registreren. Om de DLL te registreren dient u de volgende stappen te volgen;
- Ga naar menu [Diverse – Externe Koppelingen – GS1DAS – GS1DAS Instellingen]
- Kies de eerste optie ‘Registreer GS1DAS conversie DLL’
Kopiëren EAN codes naar GTIN velden [Optioneel]
Vaak is het zo dat de GTIN (voorheen EAN) van een artikel welke naar GS1DAS gestuurd moet worden hetzelfde is als uw eigen EAN code die u gebruikt voor de barcode. Als u echter artikel specificaties moet aanleveren waar nog een derde partij tussen zit (zoals Topbakkers bijvoorbeeld) dan kan de GTIN afwijken van uw eigen barcode.
Om dit te ondervangen zijn er 5 velden bijgekomen in Bake-it. U kunt nu per artikel-subcode combinatie een bijbehorende GTIN ingeven bij elke barcode.
Voordat u gaat starten met het invoeren van specificaties kunt u ervoor kiezen om alle EAN barcodes welke al zijn ingevuld in uw Bake-it te kopiëren naar de nieuwe velden om te gebruiken als uitgangspunt.
Om de EAN codes door te kopiëren dient u de volgende stappen te volgen;
- Ga naar menu [Diverse – Externe Koppelingen – GS1DAS – GS1DAS Instellingen]
- Kies de derde optie ‘Kopieer EAN codes naar GS1-GTIN velden in Artikel-Subcode combinaties’
Instellingen
U dient aan te geven waar de geëxporteerde artikel specificaties terecht moeten komen. Tevens kunt u een alternatieve locatie ingeven voor de MOSGS1DAStemplate.xls (in de meeste gevallen kunt u de standaard waarde laten staan).
Om deze instellingen in te vullen dient u de volgende stappen te volgen;
- Ga naar menu [Diverse – Externe Koppelingen – GS1DAS – GS1DAS Instellingen]
- Vul de gewenste locaties in
Verder dient er ook een EAN code van uw bakkerij ingevuld te zijn in de systeem instellingen van Bake-it. Dit doet u door de volgende stappen te volgen;
- Ga naar menu [Bestand – Instellingen] tabblad [Diverse]
- Vul uw eigen GLN (voorheen EAN) in bij het veld [EAN Supplier / Zelf]
Aanmaken afmetingen en verpakkingen
Om de artikel specificaties zo compleet mogelijk aan te leveren kunt u afmetingen en verpakkingen aanmaken in Bake-it om te koppelen aan een artikel specificatie. De werkwijze is als volgt;
- U gaat naar [Artikelen – Artikel specificaties – Artikel specificatie verpakkingen]
- U kiest voor F7 of de plus om een verpakking aan te maken
- Hier vult u het gewicht in van de verpakking
- Hier koppelt u een verpakking type aan
Vervolgens kunt u een afmeting aanmaken en hier een verpakking aan koppelen.
- U gaat naar [Artikelen – Artikel specificaties – Artikel specificatie afmetingen incl. verpakkingen]
- U kiest voor F7 of de plus om een afmeting aan te maken
- Hier vult u de afmetingen in van een product incl. verpakking
- Hier koppelt u een verpakking aan de afmeting
Instellen standaard contact/publicatie informatie
In de meeste gevallen heeft u in Bake-it bij alle artikelen dezelfde afnemers per barcode (bijv. barcode 1 = SPAR, barcode 2 = PLUS). Om te voorkomen dat u bij alle artikel specificaties telkens weer dezelfde contact gegevens moet invullen is er een instellingen venster beschikbaar waar u per barcode standaard contact informatie kan ingeven en een standaard GLN van de afnemer waar u de specificaties aan wilt publiceren.
Om dit in te vullen gaat u naar [Artikelen – Artikel Specificaties – Artikel specificaties standaard contact/publicatie informatie]. De informatie zal gebruikt worden voor alle artikel specificaties met de corresponderende barcode.
Via de vinkjes kunt u selecteren welke informatie er op uw etiket staat. Dit moet identiek zijn aan de informatie die naar GS1 word verstuurd.
Aanmaken artikel specificaties
De unieke sleutel voor een artikel specificatie in Bake-it bestaat uit een artikel, een subcode en een barcode nummer. Deze drie gegevens zorgen er samen voor dat de specificatie uniek is.
Om een artikel specificatie aan te maken dient u de volgende stappen te volgen;
Ga naar menu [Artikelen – Artikel specificaties – Artikel specificaties]
Kies voor F7 om een nieuw record aan te maken
U krijgt nu een selectie venster met uw artikelen te zien. Dubbelklik op het artikel waar u een artikel specificatie voor wilt aanmaken.
U krijgt nu een selectie venster met uw subcodes te zien. Dubbelklik op de subcode waar u een artikel specificatie voor wilt aanmaken. (Let op; er dient een relatie te zijn tussen het artikel en de subcode in het tabblad ‘Subcodes’ in de artikelkaart)
U krijgt nu een selectie venster te zien met de EAN/GTIN barcodes van de betreffende artikel-subcode combinatie. Selecteer de barcode die u wilt gebruiken voor de specificatie en kies voor [Selecteren]. (Let op; u kunt de GTIN en/of uw eigen EAN barcode altijd nog wijzigen in de artikel specificatie kaart)
De nieuwe artikel specificatie is nu aangemaakt. Merendeel van de gegevens zullen uit de bestaande data worden gehaald. De voedingswaardes worden bijvoorbeeld uit het recept calculatie gehaald.
Verrijken artikel specificatie
De artikel specificatie is nu klaar om verder verrijkt te worden. U dient nog een aantal gegevens in te vullen om deze compleet te maken. Zie afbeelding voor verduidelijking.
- Voeg een GPC relatie toe (deze zijn vooraf gegenereerd).
- Vul een IntraStat code in (dit is optioneel en dient voor import/export doeleinde)
- Voeg een afmeting relatie toe.
- Vul het netto gewicht van het artikel in (dit is zonder verpakking).
- Vul eventueel de pallet informatie in als de producten op een pallet worden getransporteerd.
Mocht de EAN/GTIN code die u heeft gekozen incorrect zijn of wilt u een andere selecteren dan kunt u dat doen door te kiezen voor [Aanpassen EAN/GS1 codes]. Door dit vinkje aan te vinken worden de velden vrijgegeven en kunt u deze aanpassen.
Let op; de wijzigingen zullen worden doorgevoerd in de artikel-subcode combinatie!
- Als u klaar bent kiest voor [Gereed voor export]. Dit zorgt ervoor dat alle velden worden dichtgezet zodat er niet per ongeluk een waarde aangepast kan worden. Tevens dient u uw naam uit de werknemers lijst te selecteren
Let op: u kunt altijd nog de contact informatie uit de standaard barcode instellingen overschrijven door handmatig in een losse artikel specificatie zelf andere contact informatie in te vullen. Als u [Standaard instellingen] hebt geselecteerd word het uit de barcode instellingen gehaald, als u [Bedrijfsgegevens] heeft geselecteerd word de informatie uit uw bedrijfsgegevens gehaald en als u [Debiteur] heeft geselecteerd kunt u zelf een debiteur kiezen waar de informatie uitgehaald word.
Let op dat u de velden via de vinkjes activeert, hiermee specificeert u welke gegevens geëxporteerd moeten worden naar GS1.
Dit geldt ook voor de standaard GLN. U kunt per artikel specificatie debiteuren toevoegen waar de GLN (tabblad [EDI] veld [Koper adres]) van zal worden gebruikt. U dient hiervoor wel het vinkje [Handmatige publicatie adressen toekennen i.p.v. uit de standaard instellingen halen] aan te zetten. Dit zorgt ervoor dat de GLN’s van de debiteuren uit de artikel specificatie worden gepakt i.p.v. de GLN uit de standaard barcode gegevens.
Op dit moment kunt u nog geen relaties leggen tussen artikel specificaties. Mocht u de artikelen in bijvoorbeeld dozen vervoeren dan stelt GS1 dat deze ook zo gespecificeerd moeten worden. U dient hiervoor een aparte artikel specificatie aan te maken in Bake-it voor de doos. Vervolgens moet u beide specificaties uploaden op de website van GS1 en daar de relatie leggen.
Exporteren artikel specificaties
Om de artikel specificaties te exporteren in het formaat van GS1 dient u de volgende stappen te volgen;
- Ga naar menu [Diverse – Externe koppelingen – GS1DAS – GS1DAS exporteren artikel specificaties]
- Vul een selectie in van artikel nummer van tot en met (of als u alles wilt exporteren laat u de selecties leeg) en kies of u alleen specificaties wilt exporteren welke gereed zijn ja of te nee.
- Kies voor [Exporteren]
Als er geen fouten zijn opgetreden krijgt u een melding dat het gelukt is en hoeveel specificaties er zijn geëxporteerd. Mocht er wel een fout zijn opgetreden krijgt u deze duidelijk in beeld en kunt u deze doorgeven aan Marti Orbak Software.
Uploaden GS1 specificatie
Er zal nu een .XLS bestand klaar staan in de map die u heeft gespecificeerd in de instellingen van GS1DAS in Bake-it. De bestandsnaam ziet er als volgt uit;
U kunt nu naar de website van GS1 gaan en inloggen met uw account om dit bestand te uploaden.
Hopende u voldoende geïnformeerd te hebben.
Ideeën, suggesties of op-/aanmerkingen zijn voor ons zeer waardevol om u nog beter van dienst te kunnen zijn, hiervoor onze dank.
"Meer handleidingen vindt u onder onze Oplossingen"
Marti Orbak Software