Om alle gegevens voor het bestelsysteem bij InONE te krijgen, dienen er 2 handelingen te worden uitgevoerd:


1 export van producten, prijzen, klanten en, facturen

2 Uploaden van export bestanden


1. Exports van producten, prijzen klanten en facturen maken in Bake-it


In de menu optie “Externe koppelingen – inOne” vind je verschillende export opties.

Zie afbeelding hieronder.



De menu opties spreken voor zich. De volgende vensters zul je te zien krijgen als je op de menu opties klikt.


Export:



Export facturen:



Zoals u ziet dient u een koppeltabel in te geven, behalve bij het exporteren van de prijslijsten.


Opmerking 1: Let op bij prijslijsten export dat selecties worden ingegeven bij het exporteren van de
prijslijsten. Je dient hier namelijk een van t/m in te geven. Zo kan je zelf bepalen welke prijslijsten je
exporteerd.
Opmerking 2: De prijslijsten export is de enige export die los staat van de koppelingstabel. Voor alle
andere exports van inOne is deze tabel de basis. Hierin dien je alles aan te passen als er wijzigingen
doorgevoerd moeten worden.


De koppel tabel is een soort tussentabel waarin alle inOne gegevens staan.
Denk hierbij aan de artikelen, afleveradressen en debiteuren.


De debiteuren worden gebruikt voor de facturatie (dit houd in dat bij het exporteren van de facturen,
Bake-it alleen rekening zal houden met de debiteuren die in deze koppelingstabel staan, en de
debiteuren die hier niet in staan, niet zal meenemen met de export van de facturen).

De afleveradressen in deze tabel worden gebruikt om de klanten naar inONE te exporteren. Bij het
exporteren van de klanten zal hij dus alleen de afleveradressen meenemen die ook daadwerkelijk in
deze koppeling staan.

En bij het exporteren van de artikelen, u raad het al, zullen alleen de artikelen geexporteerd worden
die in deze koppelingstabel ingevoerd zijn.


Het koppeltabel venster ziet er als volgt uit:



Artikel:
Zodra u met F7 een artikel toevoegt, selecteert u eerst het artikel in Bake-it.
Vervolgens ziet u dit venster:



Indien er geen specifieke subcode is gekoppeld, maak dan het subcodeveld leeg.


Als u totaal geen gebruik maakt van subcodes (dus alle subcodes zijn 000), dan kunt u het Extern
koppelnummer leeg laten.

Als u wel werkt met subcodes, dan moet het Extern koppel nummer wel ingevoerd worden.
Omdat InOne niet werkt met subcodes moet voor artikelen met subcodes een ander artikelnummer
aangemaakt worden, dit nummer maakt u zelf aan in het Extern koppel nummer.
U kunt zelf een artikelnummer bedenken, een logisch nummer is het artikelnummer uit Bake-it + het
subcodenummer. In bovenstaand voorbeeld zou het Extern koppelnummer dus 334000 zijn.


Belangrijk!

De artikelen worden in InOne ingedeeld in groepen.

De groepen die we daarvoor in Bake-it gebruiken zijn Assortimenten.


Maak de verschillende groepen aan via Artikelen - Assortimenten.

Zorg er voor dat dit vinkje aan staat:




Afleveradres:
Zodra u met F7 een afleveradres toevoegt, selecteert u eerst de klant in Bake-it.
Vervolgens ziet u dit venster:



Het Extern koppelnummer is voor de InOne koppeling niet van toepassing.
Deze kunt u leeg laten.


Debiteur:
Zodra u met F7 een debiteur toevoegt, selecteert u eerst de klant in Bake-it.
Vervolgens ziet u dit venster:



Het Extern koppelnummer is voor de InOne koppeling niet van toepassing.
Deze kunt u leeg laten.


2 . Uploaden van export bestanden (versturen van export bestanden naar inONE)
Nadat u de exports (de CSV’s) heeft aangemaakt, dient u deze bestanden nog te uploaden naar de
server van inONE. U doet dit door via [Diverse – Externe Koppelingen – InOne] ‘InOne uploaden
bestanden’ aan te klikken.


Nu krijgt u het volgende venster te zien:



U vinkt hier de bestanden aan die ge-upload moeten worden naar de inOne server.
Vervolgens kiest u voor [Start].


Als u het volgende venster ziet zijn alle bestanden succesvol ge-upload.



Indien u het onderstaande venster ziet kan uw computer de server van inOne niet benaderen en zijn
de bestanden niet verstuurd.



Het artikel-exportbestand van InOne ziet er alsvolgt uit (zie ook de bijlage voor het volledige bestand):