De email servers van EXTRAvestiging sturen emails uit uw naam. Sommige ontvangende mailservers doen een extra controle of dat wel is toegestaan, dit uiteraard om spam te voorkomen. Met name Hotmail, Gmail, Outlook365 en Yahoo controleren streng of het versturen 'in naam van u' wel is toegestaan.
Als deze controle wordt uitgevoerd en uw systeembeheerder heeft niet aangegeven dat EXTRAvestiging uit uw naam emails mag versturen dan kunnen onderstaande meldingen verschijnen of komen emails gewoonweg niet aan bij uw klanten:
MailEnable: Message could not be delivered to some recipients.
The following recipient(s) could not be reached:
Recipient: [SMTP:helpdesk@marti-orbak.nl]
Reason: 550 81.26.209.136 is not allowed to send mail from marti-orbak.nl. Please see http://www.openspf.org/Why?scope=mfrom;identity=helpdesk@marti.nl;ip=81.26.209.136
of
Om te voorkomen dat emails vanuit EXTRAvestiging geblokkeerd worden, dient het SPF record (Sender Policy Framework) aangepast te worden in de DNS tabel voor het domein van de bakker. Elke systeembeheerder weet hoe dat moet en het is slechts een paar minuten werk:
Uw systeembeheerder dient 'include:spf.marti-orbak.nl' toe te voegen aan het SPF record van uw domein.
Hieronder een voorbeeld van een SPF record waar zowel onze EXTRAvestiging servers als Outlook365 gemachtigd zijn om uit uw naam mails te versturen:
"v=spf1 a include:spf.marti-orbak.nl include:spf.protection.outlook.com -all"
Om een SPF record te testen, kan deze site gebruikt worden: https://mxtoolbox.com/spf.aspx en http://www.kitterman.com/spf/validate.html
Om een mail te testen of deze goed aankomt, kan deze site gebruikt worden: http://www.appmaildev.com/en/spf
Om een SPF record te maken, kan deze tool gebruikt worden: https://www.spfwizard.net
Meer handige tools op : https://www.mxtoolbox.com/NetworkTools.aspx
Voor extra beveiliging kan DKIM en DMARC ingesteld worden, maar dat valt buiten de scope van dit artikel en is (nog) niet noodzakelijk.