Bake-it Email Facturatie


Inhoudsopgave


     1. Basis Instellingen.

     2. Installeer Bullzip.

     3. Briefpapier instellen.

     4- "Instellen Debiteur Email Facturatie."

     5. "Email Facturen in de Batch"

     6. "Facturen Printen Voor Controle"

     7. "Email Facturen Handmatig Versturen"

     8. "Email Facturatie Problemen & Oplossingen"


1- Basis instellingen.


Om bij de instellingen van de E-mail facturatie te komen, gaat u in Bake-it naar [ Bestand/ instellingen ].

Binnen de instellingen gaat u naar het tabblad "Email".

Hier klikt u aan de rechter zijde op "Email Instellingen".


Het onderdeel Interne email instellingen wordt niet meer gebruikt!


afbeelding 1


Zodra u op "Email instellingen" klikt, krijgt u de vraag of u het externe venster wilt starten.

Hier klikt u op ja.

Vervolgens krijgt u onderstaand venster te zien met de volgende instellingen.


1- SMTP

2- Afzender

3- Email Test.



1- SMTP

Van uw internet provider, heeft u een email adres en SMTP gegevens mee gekregen, waarmee u de mail kunt ontvangen en verzenden.

Deze gegevens vult u in, in het vak SMTP.


U vult dus in;

Uw gebruikersnaam, zoals de provider aangeeft. ( zet het vinkje aan bij "Use credentials")

Uw Wachtwoord, Zoals de provider aangeeft. ( zet het vinkje aan bij "Use credentials")

Uw SMTP Host, Zoals de Provider aangeeft.

Uw SMTP Poort, zoals de provider aangeeft.


Er zijn verschillendde SMTP poorten.

25 = onbeveiligd ( heeft niet de voorkeur).

465 = Beveiligd met SSL.

587 = Beveiligd met TLS ( opvolger van SSL en heeft de voorkeur)


Voor zowel SSL als TLS dient het vinkje bij "Enable SSL" aan te staan.

(Mocht het zo zijn, dat de correcte instellingen niet met de TLS poort werken, kijkt u dan bij de solutions.)


- Vertraging email in ms

Standaard staat deze op 500.

Uit ervaring is gebleken, dat 2000 een goed gemiddelde is.


Nadat u de SMTP instellingen heeft  ingevuld, klikt u op "Opslaan".


Vervolgens Klikt u op "Template bewerken".

U krijgt nu onderstaand venster, waarin u uw standaard mail inhoud vult.

Via de knop Plaatje, kunt u daar gewenst een afbeelding toevoegen.






Nadat u de instellingen heb aangepast, klikt u op "Opslaan"


2-Afzender

Bij Email afzender geeft u het mail adres, waarvan u verzend.

Dit is tevens het mail adres, waarbij bovenstaande SMTP gegevens zijn verstrekt.


Bij de Naam Afzender, kunt u bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam ingeven.


Indien u een mail bevestiging wenst te ontvangen, vult u de BCC met uw email adres, waarop u de mail bevestiging wilt ontvangen.

Dit is raadzaam, aangezien u op deze wijze kunt zien of de mail naar de klant verstuurd is.

Ontvangt u de mail, ontvangt de klant deze ook!


Indien u hier alle gegevens heeft ingevuld, moet u niet vergeten om in dit stukje te drukken op "Registreer email dll".

En.....

Nadat u de instellingen heb aangepast, klikt u op "Opslaan"


3- Email Test

Indien u bovenstaande stappen heeft uitgevoerd, kunt u de instellingen testen.

Dit kan vrij eenvoudig.

Vul uw eigen, ieder gewenste, email adres in.

Vul een onderwerp in, bijvoorbeeld "TEST".

Druk op "Stuur Email".


Krijgt u de melding "Email Verstuurd" is het goed gegaan.


Indien u de melding "Email NIET Verstuurd" krijgt, is er ergens iets niet correct ingesteld.


Controleer de instellingen op onjuist heden.

Klik op opslaan.

Probeer nogmaals de mail te versturen.


Mocht het nu nog niet lukken, kijkt u dan bij de solutions.


Nadat de instellingen opgeslagen zijn, klikt u op het Kruisje om dit venster te verlaten.



2- Installeer Bullzip


Om gebruik te maken van de Email facturatie dient er een bullzip printer geïnstalleerd te zijn.

Deze kunt u downloaden via de knop "Installeer Bullzip".

( zie afbeelding 1)

Hier krijgt u nu de vraag of u het programma extern wilt starten.

Deze bevestigd u met JA.


Om de Bullzip printer correct te installeren, dienen alle opties in het volgende venster aan te staan.



Mocht u reeds een bullzip printer geïnstalleerd hebben, is het toch raadzaam deze opnieuw te installeren via de bovestaande knop.

( zie afbeelding 1)


Vervolgens dient u in de bake-it instellingen de bullzip printer op de volgende plek aan te geven.

[Bestand | Instellingen] het tabblad “Printers”




Na het sluiten van het scherm dient u bake-it opnieuw te starten om de aanpassing te laten werken.


3- BriefPapier instellen.


Let op: dit is enkel van toepassing als u werkt of wil werken met aangepaste rapporten

(Facturen)of wilt werken met een andere factuurnummering!


Wanneer er word gewerkt met voorbedrukt briefpapier dient u de standaard rapporten te gebruiken of

een lay-out die Marti-Orbak voor u kan maken.


Wanneer het bekend is welke rapporten u wilt gebruiken kunt u deze gaan instellen.

U gaat naar [Namen | Financieel filialen] en maakt hier een nieuw filiaal aan.

Onderstaande scherm verschijnt:





In dit scherm vult u de volgende velden in:

     1. Nummer

     2. Omschrijving

     3. Rapporten locatie

     4. Laatste factuur nummer (indien deze moet afwijken van de standaard) .


Bij nr 3 kunt u de rapporten aanwijzen, deze staan altijd in de bake-it map onder het mapje Reports.

indien er voor u maatwerk is gemaakt kunt u deze map aanwijzen als locatie voor de rapporten. Als u

de standaard rapporten wenst te gebruiken dan kunt u het mapje Reports gebruiken.


Na het aanmaken van een filiaal kunt u de klanten welke hun factuur per e-mail ontvangen gaan

koppelen aan deze rapporten. Dit kunt u doen door te gaan naar [Namen | Debiteuren].

Zoek een klant welke de facturen per e-mail ontvangt en open deze. Daarna gaat u naar het tabblad

“Extra” en vult hier het veld “Filiaal” aan met de zojuist gemaakte groep.




Na het koppelen van de groep kunt u testen of de lay-out naar wens is door een factuur te printen van

deze klant.


Dit kunt u doen door te gaan naar het tabblad “Facturen” en een factuur te openen met F9. Als u deze

factuur print moet de lay-out zichtbaar zijn zo als hij naar de klant toe gaat.




4- "Instellen Debiteur Email Facturatie."



Hopende u voldoende geïnformeerd te hebben.


Ideeën, suggesties of op-/aanmerkingen zijn voor ons zeer waardevol om u nog beter van dienst te kunnen zijn, hiervoor onze dank.


"Meer handleidingen vindt u onder onze Oplossingen"


Marti Orbak Software