Een kasverschil is een veelvoorkomend probleem bij ondernemers dus ook bij bakkers. In deze handleiding kunt u lezen hoe u het beste kasverschillen kunt onderzoeken en welke rapportages hier voor geschikt zijn. 


Een negatief kasverschil

Een negatief kasverschil kan ontstaan door onjuist registeren van verkopen en of het verkeerd aanslaan van de betaal methode. 


Om een kasverschil te onderzoeken kunt u gebruik maken van de volgende rapportages.

1. Filiaal dag rapport

2. Transactie detail

3. Cash-it functiegebruik


Stap 1: Controleren dagafsluiting

Tevens kunt u de dagafsluiting in Bake-it terugzoeken om te controleren of er wellicht netwerk problemen zijn geweest.


  • We beginnen bij de dagafsluiting in Bake-it, deze is te vinden via menu [Cash-it | Kassa’s]
  • U opent de betreffende kassa en gaat naar het tabblad “Kassa dag afsluiting”
  • Dubbelklik op de betreffende dag, de dag afsluiting opent
  • Onder het tabblad “Notitie” kunt u controleren of er problemen waren met het netwerk:
    • Was er een netwerkprobleem? Doe opnieuw de dagafsluiting (klik hier voor de handleiding). 
    • Was er geen melding over netwerk problemen dan kunt u de rapportages gaan raadplegen, zie stap 2.


Stap 2: Rapportage raadplegen


Rapport 1: Filiaal Dagrapport

  • Ga naar menu [Cash-it | Transacties], het venster [Selecteren Cash-it transacties] wordt geopend
  • Ga naar menu [Printen | 3. Filiaal dag rapport]. In dit rapport vindt u de gegevens zoals ze op de kassa bon worden vermeld en kunt u de bedragen controleren
  • Voer in het venster de gewenste selectie in (datum, locatie en vink eventueel de kastelling detail aan). Druk op [Start], het rapport wordt berekend.
    • Heeft uw Cash-it kassa een niet-gekoppelde pin? Dan kunt u de pinafsluiting vergelijken met het bedrag wat Cash-it berekend heeft. Zit hier een verschil in, dan hebben de medewerkers een verkeerde betaalmethode gebruikt. U kunt zelf uitrekenen of de totale optelling met deze informatie wel correct is. Als de bedragen Contant, pin, bonnen e.d. een correct totaal geeft is er geen verschil maar een verkeerde werkwijze.
    • Heeft uw Cash-it kassa een gekoppelde pin? Dan kunt u er vanuit gaan dat deze bedragen correct zijn bijgehouden door Cash-it. In dit geval moeten we gaan zoeken in het rapport “Transactie detail”.

Rapport 2: Transactie detail

  • U bent nog steeds in het venster [Selecteren Cash-it transacties]
  • Ga naar menu [Printen | 27. Transactie detail]
  • In het rapport “Transactie detail” kunt de de volgende rood omlijnde instellingen aanzetten. De overige vinkjes kunnen ingevuld worden indien u de informatie verder wenst te splitsen. 



In dit rapport komt de volgende informatie naar voren:

1. Transactienummer.

2. Artikelen met aantal en prijs

3. Kassa

4. Werknemer

5. Status A (bon afgebroken) Status C (regel verwijderd)


Om te beginnen kunnen we controleren hoeveel correcties er op een dag worden uitgevoerd door wie en of de transacties verklaarbaar zijn.


Voorbeeld van een transactie die verklaarbaar is:

Onderstaande transactie is verklaarbaar omdat een brood wordt gecorrigeerd voor een vergelijkbaar product en aantal.

 


Voorbeeld van een niet-verklaarbare transactie:

Onderstaande transactie is onverklaarbaar, de hoeveelheid geannuleerde producten en het bedrag wat word afgerekend is niet logisch. Er is in dit voorbeeld:

  •  20x hoog bruin geannuleerd 
  • 1 maal kaasstengel 
  • 1 maal lente mangotaartje
  • Er is totaal afgerekend 1 kwarkbolletje a 0,60 cent.




Via het rapport “Transactie detail” kunt u dus de volgende gegevens achterhalen.

1. Zijn de transacties wel of niet verklaarbaar.

2. Worden bestellingen / transacties wel of niet geheel afgerekend

3. Welke werknemer(s) zijn bij de transacties betrokken

4. Welke tijden / welke dagen hebben de transacties plaatsgevonden

5. Is er een herhaling van specifieke handelingen


Rapport 3: Cash-it Functiegebruik

Het laatste rapport wat we gaan raadplegen is het Cash-it functie gebruik. 

  • Ga naar rapport [Cash-it | Functiegebruik] 
  • Ga naar menu [Printen | Cash-it functiegebruik]: In dit rapport worden de gebruikte functies van de kassa getoond voor een door u aangegeven periode. Allereerst printen we het rapport voor de specifieke winkel en datum. Wanneer u iets opvallends ziet bij bijv. een werknemer kunt u de selectie van het rapport specifieker maken door hem opnieuw te printen voor die datum, filiaal en werknemer. Zo kunnen we het rapport steeds specifieker maken door het functiegebruik te bekijken van een specifiek persoon over een lange periode.


De informatie die we uit dit rapport kunnen halen is het volgende:

1. De gebruikte functies

2. De hoeveelheid van het gebruik

3. Welke personen bepaalde functies gebruiken


Hieronder ziet u een voorbeeld van het rapport:





Conclusie

Door het printen van bovengenoemde rapporten moet het mogelijk zijn een goed beeld te krijgen van het kas verschil en het ontstaan hier van.

Deze gehele functionaliteit zit standaard in Bake-it en u heeft dus geen aanpassingen van een licentie nodig om dit te raadplegen.

Wilt u dynamisch in uw data zoeken? Dan kunt u uw licentie uitbreiden met Qlikview, u kunt dan snel schakelen tussen bijvoorbeeld filialen, periodes, werknemers, en vergelijkingen maken tussen verschillende selecties. Bij uw Qlikview ontvangt u van ons diverse dashboards zoals het fraude-dashboard.



Een Positief kasverschil.

Een positief kasverschil ontstaat, wanneer er meer geld in de kassalade zit dan in de Cash-it kassa is geregistreerd. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld het uitrekenen van het te betalen bedrag en afrekenen uit de lade omdat een collega de kassa op dat moment in gebruik heeft.


Ook is het mogelijk dat een positief verschil ontstaat om dat er geen gekoppelde pin is. Ook hier is bovenstaande voorbeeld van toepassing, het uitrekenen van het bedrag en het niet op de Cash-it kassa registeren van de transactie.


Een positief kasverschil kan op de zelfde manier worden nagekeken als een negatief verschil. Echter wanneer in de winkel daadwerkelijk iets niet wordt aangeslagen, is er op de rapportages niets te zien.

Wanneer er een positief verschil ontstaat door correcties op bonnen dan wordt dit zichtbaar in het rapport “transactie detail” (zie hierboven, rapport 2) evenals het rapport “Functie gebruik” (zie hierboven, rapport 3).


Voorkomen van kasverschillen

Het voorkomen is beter dan genezen. Hieronder vindt u een aantal opties om de kans op kasverschillen te beperken.


  • Een maximaal kas verschil

Ga naar menu [Cash-it | Winkels] en open de winkel locatie. Hier vind u tabblad “Cash-it 2” waar u een maximaal kasverschil kunt instellen. Het voordeel is dat de kassa een melding zal geven bij het sluiten wanneer het verschil te groot is. Uiteraard kunnen de dames de dag alsnog sluiten als ze de kas niet kloppend krijgen. Het grote voordeel van deze melding is dat zij direct weten dat kantoor hierop zal reageren met de vraag hoe het kon gebeuren dat de winkel een te groot kas verschil had.


  • Blokkeren van functies

Via het menu [Cash-it | Functies] kunt u diverse functies blokkeren voor gebruik of beveiligen met een wachtwoord. Het kan helpen om de correctie mogelijkheden van de kassa te blokkeren met een wachtwoord en deze slechts kenbaar te maken aan de hoofdwinkeldame / -heer. Dit zorgt er voor dat de medewerkers in de winkel meer zullen letten op wat zij op de kassa doen, omdat zij het niet zelf kunnen corrigeren maar dit steeds aan de leidinggevende moeten vragen.


  • Navragen van vreemde bonnen

Het navragen van vreemde bonnen is een optie die u kunt gebruiken als een middel om duidelijk te maken dat u kunt zien wat er gebeurt. Het rapport “Transactie detail” (zie hierboven, rapport 2) leent zich uitstekend voor dit doel. Let wel op dat het teveel confronteren van uw personeel met dergelijke gegevens een gevoel kan oproepen van controle en gebrek aan vertrouwen. Wees dus voorzichtig met deze optie als u deze wilt toepassen.