Om naar Exact, Accountview, King, Multivers, MKB of Grote Beer te kunnen exporteren, dienen verschillende onderdelen binnen Bake-it goed te worden ingesteld. Wij adviseren u eerst dit volledige document door te lezen voordat u aan de slag gaat!


Waar in dit document wordt gesproken over Exact worden ook de andere boekhoudpakketten bedoeld.

Vraag voor de zekerheid bij uw softwareleverancier van het financiële programma of er een importmodule nodig of aanwezig is in uw boekhoudpakket.


De volgende informatie is nodig om de export te kunnen instellen, mocht u dit niet weten, vraagt u dit dan na bij uw boekhouder:

  1. Omzetgroepen (per artikelgroep / BTW / rekenverschillen)
  2. Dagboek van het verkoopboek
  3. Debiteurgrootboek


De verkoopgegevens worden vanuit Bake-it geëxporteerd en geboekt op grootboeken binnen uw administratie. 


** MAAK EERST EEN BACKUP **


1.     Controleer of de debiteurnummer die wordt gebruikt in uw boekhoudprogramma overeenkomen 

        met de debiteurnummer in Bake-it.

         Is dit niet het geval? Neem dan contact op met onze consult.

  

2.    Zorg dat de omzetgroepen in Bake-it worden ingevuld via het menupad [Orders | Omzetgroepen].

        Gebruik F7 om een nieuwe omzetgroep toe te voegen. Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm:


[Neem contact op met uw boekhouder voor een overzicht van uw omzetgroepen zodat u deze kunt aanmaken in Bake-it.]


Wanneer een order wordt aangemaakt, bepalen de artikelen de (verschillende) BTW codes. De verschillende omzetten [Hoog | Laag | Nul]
kunnen op verschillende grootboekrekeningen geboekt worden, maar dat hoeft niet. Wanneer bij de drie grootboek invulvelden hetzelfde
grootboek wordt ingevuld, dan wordt alle omzet op dat grootboek geboekt.


3.     Koppel uw artikelgroepen aan de aangemaakt omzetgroepen via het menupad [Artikelen | Artikelgroepen].




Zorg ervoor dat bij alle artikelgroepen een omzetgroep is aangegeven. Controleer desgewenst ook uw artikelen om te controleren dat bij
alle artikelen een artikelgroep is aangegeven.


4.    Controleer of de Exact instellingen in Bake-it overeenkomen met de instellingen in uw Exact programma.

        Om de Exact instellingen in Bake-it te tonen, dient u éénmaal de Exact export te starten. 

  • U kunt dit doen via menu [Diverse | Exporteren | Exact]. 
  • Controleer of het vinkje [Alleen controle / testrun] aanstaat
  • Selecteer de juiste Exact versie en druk op [Start], zodra u een blauwe balk ziet lopen, kunt u de export direct weer annuleren (we hebben nu nog geen exportbestand nodig).

    

5.     Voer het dagboek, debiteur grootboek, BTW grootboek en grootboek voor rekenverschillen in

  • Ga naar menu [Bestand | Onderhoud menu | Extra Programma Instellingen]
  • Open het ‘boekje’ [Exactboekingen] en controleer daar de volgende instellingen:

  • Open het ‘Boekje’ [ExportExactGrootboeken] en controleer daar de volgende instellingen:

6.     Ga naar menu [Diverse | Exporteren | Exact]. Selecteer de juiste Exact versie en exporteer de gegevens 

        naar een exportbestand.

  •         Controleer of het vinkje [Alleen controle / testrun] aanstaat
  •         Zodra het exportbestand is gemaakt, kunt u de geëxporteerde gegevens laten controleren door uw administratieve software door daar een testimport uit te voeren.

        LET OP: U dient eerst de debiteuren in uw administratie te importeren voordat u de boekingen kunt importeren.


        Wanneer zowel Bake-it als uw administratieve software geen foutmeldingen geven, kunt u het vinkje [testrun] uitzetten en de export opnieuw uitvoeren zodat uw facturen ook daadwerkelijk als definitief [geëxporteerd] worden.



Het venster voor export naar Exact, per pakket kan het venster iets verschillen.


Er worden vervolgens een aantal bestanden aangemaakt in de aangegeven [Export folder] van Bake-it die u kunt importeren in uw boekhouding.
Voordat u de export start kunt u een standaard locatie aangeven waar uw gegevens worden opgeslagen. U kunt informatie bij uw
administratieve software leverancier opvragen hoe u vervolgens deze gegevens kunt importeren in uw administratie.


Grootboeken hoeven normaliter niet geëxporteerd te worden aangezien deze al in uw administratieve software aanwezig zijn.