Om naar Exact, Twinfield (Twinfield gebruikt hetzelfde exportbestand als Exact), Accountview, King, Snelstart, Multivers, MKB of Grote Beer te kunnen exporteren, dienen verschillende onderdelen binnen Bake-it goed te worden ingesteld. Wij adviseren u eerst dit volledige document door te lezen voordat u aan de slag gaat!
Waar in dit document wordt gesproken over Exact worden ook de andere boekhoudpakketten bedoeld.
Vraag voor de zekerheid bij uw softwareleverancier van het financiële programma of er een importmodule nodig of aanwezig is in uw boekhoudpakket.
De volgende informatie is nodig om de export te kunnen instellen, mocht u dit niet weten, vraagt u dit dan na bij uw boekhouder:
- Het nummer van het verkoopboek
- De codes van de BTW (exclusief)
- Het grootboeknummer waar rekenverschillen op geboekt worden
- De grootboeknummers voor de omzet (kan per artikelgroep verschillen)
- En de klantnummers, als deze in Exact anders zijn dan de debiteurnummers in Bake-it.
De verkoopgegevens worden vanuit Bake-it geëxporteerd en geboekt op grootboeken binnen uw administratie.
** MAAK EERST EEN BACKUP **
1. Controleer of de debiteurnummers die worden gebruikt in uw boekhoudprogramma overeenkomen
met de debiteurnummers in Bake-it.
Als dit niet het geval is, dan kunt u het nummer van Exact invullen in Bake-it.
Ga daarvoor naar de kaart van de betreffende debiteur en open het tabblad Facturatie.
In het veld "Debiteur nr fin. administratie" moet dan het nummer van Exact komen te staan.
2. Zorg dat de omzetgroepen in Bake-it worden ingevuld via het menupad [Orders | Omzetgroepen].
Gebruik F7 om een nieuwe omzetgroep toe te voegen. Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm.
Bij de Omschrijving vult u een naam in en onder de Verkopen vult u de grootboeknummers in.
De verschillende omzetten [Hoog | Laag | Nul] kunnen op verschillende grootboekrekeningen geboekt worden, maar dat hoeft niet.
Wanneer bij de drie grootboek invulvelden hetzelfde grootboek wordt ingevuld, dan wordt alle omzet op die grootboek geboekt.
3. Koppel uw artikelgroepen aan de aangemaakt omzetgroepen via het menupad [Artikelen | Artikelgroepen].
Zorg ervoor dat bij alle artikelgroepen een omzetgroep is aangegeven. Controleer desgewenst ook uw artikelen om te controleren dat bij
alle artikelen een artikelgroep is aangegeven.
4. Controleer of de Exact instellingen in Bake-it overeenkomen met de instellingen in uw Exact programma.
Om de Exact instellingen in Bake-it te tonen, dient u éénmaal de Exact export te starten.
U kunt dit doen via menu [Diverse | Exporteren | Exact].
Controleer of het vinkje [Alleen controle / testrun] aanstaat.
Zet de Exact versie op "Exact voor Windows" , zet het jaar en de week op een datum (ver) in de toekomst en druk op [Start] Binnen Bake-it worden nu enkele instellingsvelden aangemaakt.
5. Voer het dagboek, debiteur grootboek, BTW grootboek en grootboek voor rekenverschillen in
Ga naar menu [Bestand | Onderhoud menu | Extra Programma Instellingen]
Open het ‘boekje’ [Exactboekingen] en controleer daar de volgende instelling:
Open het ‘Boekje’ [ExportExactGrootboeken] en controleer daar de volgende instellingen:
6. Ga naar menu [Diverse | Exporteren | Exact].
Selecteer Exact voor Windows en exporteer de gegevens naar een exportbestand.
Controleer of het vinkje [Alleen controle / testrun] aanstaat.
Voordat u de export start kunt u een standaard locatie aangeven waar uw gegevens worden opgeslagen. U kunt informatie bij uw
administratieve software leverancier opvragen hoe u vervolgens deze gegevens kunt importeren in uw administratie.
Voor Exact Online kunt u deze handleiding volgen.
LET OP: U dient eerst de debiteuren (het bestand Debitr) in uw administratie te importeren voordat u de boekingen (het bestand Amuta) kunt importeren.
Grootboeken hoeven normaliter niet geëxporteerd te worden aangezien deze al in uw administratieve software aanwezig zijn.