Dag opening en afsluiting in Cash-it
In dit document wordt beschreven hoe de dagafsluiting in Cash-it uitgevoerd
dient te worden en gebruikt kan worden van uw administratie.
In dit document wordt beschreven hoe de dagafsluiting in Cash-it uitgevoerd
dient te worden en gebruikt kan worden van uw administratie.
1 Inleiding
De dagafsluiting in Cash-it is ontworpen om u een beknopt overzicht te geven van het
betalingsverkeer en de omzet van een dag en berekent voor u de theoretische inhoud van de
kassa, de omzet, kas in/uit, afstortingen etc. Tevens zal aan de hand van het ingegeven
eindbedrag een eventueel verschil in de kasinhoud berekend worden.
NB: Het is absoluut noodzakelijk dat een dagafsluiting uitgevoerd wordt, wilt u een sluitende
omzetrapportage kunnen verwezenlijken.
Aan de hand van een aantal voorbeelden wordt uitgelegd wat het verschil is tussen de
geldstroom en de werkelijk gerealiseerde omzet van een Cash-it kassa. Tevens wordt verder
ingegaan op andere bedragen zoals deze te vinden zijn op het rapport ‘dagafsluiting’ vanuit
Cash-it.
De dagafsluiting in Cash-it is ontworpen om u een beknopt overzicht te geven van het
betalingsverkeer en de omzet van een dag en berekent voor u de theoretische inhoud van de
kassa, de omzet, kas in/uit, afstortingen etc. Tevens zal aan de hand van het ingegeven
eindbedrag een eventueel verschil in de kasinhoud berekend worden.
NB: Het is absoluut noodzakelijk dat een dagafsluiting uitgevoerd wordt, wilt u een sluitende
omzetrapportage kunnen verwezenlijken.
Aan de hand van een aantal voorbeelden wordt uitgelegd wat het verschil is tussen de
geldstroom en de werkelijk gerealiseerde omzet van een Cash-it kassa. Tevens wordt verder
ingegaan op andere bedragen zoals deze te vinden zijn op het rapport ‘dagafsluiting’ vanuit
Cash-it.
2 Het uitvoeren van een dag opening
Voordat de kassa dag wordt geopend, dient er een startbedrag aan wisselgeld ingegeven te worden.
De gehele dag vinden er bestellingen, transacties en andere geldelijke afhandelingen plaats.
Aan het einde van de dag bepaald Cash-it het eindbedrag van de kassa. Dit heet het afsluiten van een kassadag.
Tip : Wanneer elke dag hetzelfde startbedrag gebruikt wordt, kan dit standaard ingegeven worden in
Bake-it.
Voordat de kassa dag wordt geopend, dient er een startbedrag aan wisselgeld ingegeven te worden.
De gehele dag vinden er bestellingen, transacties en andere geldelijke afhandelingen plaats.
Aan het einde van de dag bepaald Cash-it het eindbedrag van de kassa. Dit heet het afsluiten van een kassadag.
Tip : Wanneer elke dag hetzelfde startbedrag gebruikt wordt, kan dit standaard ingegeven worden in
Bake-it.
2.2 Uitvoeren dagopening op een Cash-it kassa
BELANGRIJK: Als u per locatie de kassa’s opent en sluit, dient u slechts op 1 kassa het totale
bedrag aan start-wisselgeld in te geven.
Ten eerste dient u te bepalen of u voor een bepaalde winkel de dagafsluiting per kassa wilt
uitvoeren of in één keer voor de gehele winkellocatie. Wanneer de kassa per winkellocatie
wordt afgesloten, worden de totalen van de andere Cash-it kassa’s getransporteerd naar de
Cash-it kassa waar de afsluiting daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Wij adviseren de dagafsluiting per locatie uit te voeren, dit wordt ook standaard zo ingesteld
in Cash-it. Het afsluiten per kassa verdient alleen de voorkeur wanneer er met fysiek
gescheiden kassa’s wordt gewerkt, bijvoorbeeld, als iedere medewerker in een winkel zijn
eigen Cash-it kassa gebruikt. Afsluiten per afzonderlijke kassa brengt namelijk het nadeel
met zich mee,dat er elke dag op elke kassa afgesloten dient te worden om het totale
overzicht te krijgen van de winkel. Dit kost u uiteraard meer tijd en vergroot tevens de kans
op fouten. Afsluiten per locatie neemt dit probleem weg en geeft u direct een totaalbeeld van
de gehele winkel.
1. Ga in Bake-it naar de menuoptie [Cash-it | Winkels]
2. Open met [F9] of [Enter] de winkel die u wilt bekijken, het venster “Winkel locatie wijzigen
kaart” wordt geopend
3. Selecteer het tabblad [Kassa bedragen] en geef aan of u de afsluiting per locatie (uit) of
per Cash-it kassa (aan) wil laten uitvoeren
Het uitvoeren van de opening van een kassadag in Cash-it dient als volgt te gebeuren:
1. Vanuit het startscherm van Cash-it drukt u op de knop [Openen / Sluiten]. Het volgende scherm verschijnt:
In dit geval is aangeven in Bake-it dat voor deze locatie verplicht een startbedrag en de
werknemer die de kassadag heeft geopend, ingegeven dient te worden. Wanneer dit niet
wordt ingeven, kas de kassadag niet geopend worden.
3. Vul de velden [Startbedrag] in door op het vlak achter de omschrijvingen te klikken.
Startbedrag: Het startbedrag wisselgeld van de kassa aan het begin van de dag.
4. Als u deze twee gegevens heeft ingegeven, kun u op de knop [Open Kassa] alles
heeft ingevuld en zeker weet dat alle kassa’s aanstaan, drukt u op de knop [Sluit kassa]
om het venster te sluiten. Een openingsbon wordt vervolgens afgedrukt.
BELANGRIJK: Als u per locatie de kassa’s opent en sluit, dient u slechts op 1 kassa het totale
bedrag aan start-wisselgeld in te geven.
Ten eerste dient u te bepalen of u voor een bepaalde winkel de dagafsluiting per kassa wilt
uitvoeren of in één keer voor de gehele winkellocatie. Wanneer de kassa per winkellocatie
wordt afgesloten, worden de totalen van de andere Cash-it kassa’s getransporteerd naar de
Cash-it kassa waar de afsluiting daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Wij adviseren de dagafsluiting per locatie uit te voeren, dit wordt ook standaard zo ingesteld
in Cash-it. Het afsluiten per kassa verdient alleen de voorkeur wanneer er met fysiek
gescheiden kassa’s wordt gewerkt, bijvoorbeeld, als iedere medewerker in een winkel zijn
eigen Cash-it kassa gebruikt. Afsluiten per afzonderlijke kassa brengt namelijk het nadeel
met zich mee,dat er elke dag op elke kassa afgesloten dient te worden om het totale
overzicht te krijgen van de winkel. Dit kost u uiteraard meer tijd en vergroot tevens de kans
op fouten. Afsluiten per locatie neemt dit probleem weg en geeft u direct een totaalbeeld van
de gehele winkel.
1. Ga in Bake-it naar de menuoptie [Cash-it | Winkels]
2. Open met [F9] of [Enter] de winkel die u wilt bekijken, het venster “Winkel locatie wijzigen
kaart” wordt geopend
3. Selecteer het tabblad [Kassa bedragen] en geef aan of u de afsluiting per locatie (uit) of
per Cash-it kassa (aan) wil laten uitvoeren
Het uitvoeren van de opening van een kassadag in Cash-it dient als volgt te gebeuren:
1. Vanuit het startscherm van Cash-it drukt u op de knop [Openen / Sluiten]. Het volgende scherm verschijnt:
In dit geval is aangeven in Bake-it dat voor deze locatie verplicht een startbedrag en de
werknemer die de kassadag heeft geopend, ingegeven dient te worden. Wanneer dit niet
wordt ingeven, kas de kassadag niet geopend worden.
3. Vul de velden [Startbedrag] in door op het vlak achter de omschrijvingen te klikken.
Startbedrag: Het startbedrag wisselgeld van de kassa aan het begin van de dag.
4. Als u deze twee gegevens heeft ingegeven, kun u op de knop [Open Kassa] alles
heeft ingevuld en zeker weet dat alle kassa’s aanstaan, drukt u op de knop [Sluit kassa]
om het venster te sluiten. Een openingsbon wordt vervolgens afgedrukt.
3 Het uitvoeren van een dagafsluiting
Wanneer de kassa ’s-morgens wordt aangezet, dient er een startbedrag aan wisselgeld
ingegeven te worden. De gehele dag vinden er bestellingen, transacties en andere geldelijke
afhandelingen plaats. Aan het einde van de dag bepaald Cash-it het eindbedrag van de
kassa. Dit heet het afsluiten van een kassadag.
Tip : Wanneer elke week, elke dag hetzelfde startbedrag gebruikt wordt, kan voor elke dag een
standaard bedrag ingegeven worden in Bake-it.
De dagafsluiting dient in principe te gebeuren op een van de Cash-it kassa’s in de winkel.
Eventueel, als dit niet op een Cash-it terminal in de winkel is uitgevoerd, kan de dagafsluiting
eventueel ook uitgevoerd worden in Bake-it, echter verdient dit niet de voorkeur.
Aan het einde van dit document volgen een 5-tal scenario’s die alle facetten van
Cash-it uitgebreid belichten inclusief voorbeelden.
Wanneer de kassa ’s-morgens wordt aangezet, dient er een startbedrag aan wisselgeld
ingegeven te worden. De gehele dag vinden er bestellingen, transacties en andere geldelijke
afhandelingen plaats. Aan het einde van de dag bepaald Cash-it het eindbedrag van de
kassa. Dit heet het afsluiten van een kassadag.
Tip : Wanneer elke week, elke dag hetzelfde startbedrag gebruikt wordt, kan voor elke dag een
standaard bedrag ingegeven worden in Bake-it.
De dagafsluiting dient in principe te gebeuren op een van de Cash-it kassa’s in de winkel.
Eventueel, als dit niet op een Cash-it terminal in de winkel is uitgevoerd, kan de dagafsluiting
eventueel ook uitgevoerd worden in Bake-it, echter verdient dit niet de voorkeur.
Aan het einde van dit document volgen een 5-tal scenario’s die alle facetten van
Cash-it uitgebreid belichten inclusief voorbeelden.
Uitvoeren dagafsluiting op een Cash-it kassa
BELANGRIJK: Als u per locatie afsluit, is het een vereiste dat alle Cash-it kassa’s in de winkellocatie
zijn opgestart en in het startvenster staan. Is dit niet het geval, dan is het mogelijk dat de afsluiting
NIET klopt doordat de gegevens van de kassa die niet te benaderen is, niet meegenomen zijn bij het
bepalen van het winkeltotaal!
Zodra u de daadwerkelijke de afsluiting uitvoert, zal Cash-it waarschuwen als één van de kassa’s niet
te benaderen is of uitstaat. Ga alleen door met afsluiten als er bewust een kassa uit staat omdat deze
bijvoorbeeld defect is of de gehele dag niet is gebruikt. In alle andere gevallen moet u op [Annuleren]
drukken en opnieuw de dagafsluiting routine te starten als de ontbrekende Cash-it kassa is opgestart.
Het uitvoeren van de afsluiting in Cash-it dient als volgt te gebeuren:
1. Sluit het verkoopscherm zodat het startscherm van Cash-it verschijnt (Sluit Cash-it niet
helemaal af!). Als u per locatie afsluit, moeten alle Cash-it kassa’s aanstaan en in het
startvenster staan.
2. Druk op de knop [Openen sluiten kassa]. Het volgende scherm verschijnt vervolgens:
3. Vul het venster [Kassa opening - sluiting] zo compleet mogelijk in (ook als sommige
velden niet verplicht zijn).
Startbedrag: Is reeds ingevuld bij het openen van de kassa.
Geopend door: Is reeds ingevuld bij het openen van de kassa.
Eindbedrag:Vult u hier het bedrag in dat werkelijk/totaal in de kassa zit.
Gesloten door: Vul hier de naam in van de afsluitende werknemer.
Pinbedrag: Vul hier het totaal in van de afsluiting van de elektronische
betaalterminal (voor zover aanwezig).
Chipbedrag: Idem pinbedrag, maar dan voor het chip totaal.
4. Als u alles heeft ingevuld en zeker weet dat alle kassa’s aanstaan, drukt u op de knop
[Sluit kassa] om het venster te sluiten en de kassa dagafsluiting berekeningen uit te
voeren..
Bij het sluiten voert Cash-it onderstaande controles uit:
· Zijn alle verplichte velden ingevuld? Zo nee, dan verschijnt er een melding en dient u
deze aan te vullen.
· Zijn alle niet-verplichte velden ingevuld? Zo nee, dan verschijnt er een ook melding,
echter is het invullen niet verplicht dus kunt u de melding negeren.
5. Bij het sluiten wordt berekend hoeveel verschil er is tussen berekende inhoud en getelde
inhoud van de kassalade, de pin- en chip bedragen worden berekend, de kas in en uit
bedragen worden berekend, afstortingen worden opgeteld en afrondingsverschillend
worden verzameld. Vervolgens wordt gevraagd of u de afsluiting door wilt voeren met de
berekende cijfers. Gaat u akkoord dan worden de berekeningen opgeslagen in de
database en zal er een rapport afgedrukt worden.
In Bake-it kunt u aangeven hoeveel het getelde geld mag afwijken met het werkelijke bedrag
zodat eventuele fouten direct gesignaleerd worden. Dit verschil kan een bedrag zijn of een
percentage van de omzet.
BELANGRIJK: Als u per locatie afsluit, is het een vereiste dat alle Cash-it kassa’s in de winkellocatie
zijn opgestart en in het startvenster staan. Is dit niet het geval, dan is het mogelijk dat de afsluiting
NIET klopt doordat de gegevens van de kassa die niet te benaderen is, niet meegenomen zijn bij het
bepalen van het winkeltotaal!
Zodra u de daadwerkelijke de afsluiting uitvoert, zal Cash-it waarschuwen als één van de kassa’s niet
te benaderen is of uitstaat. Ga alleen door met afsluiten als er bewust een kassa uit staat omdat deze
bijvoorbeeld defect is of de gehele dag niet is gebruikt. In alle andere gevallen moet u op [Annuleren]
drukken en opnieuw de dagafsluiting routine te starten als de ontbrekende Cash-it kassa is opgestart.
Het uitvoeren van de afsluiting in Cash-it dient als volgt te gebeuren:
1. Sluit het verkoopscherm zodat het startscherm van Cash-it verschijnt (Sluit Cash-it niet
helemaal af!). Als u per locatie afsluit, moeten alle Cash-it kassa’s aanstaan en in het
startvenster staan.
2. Druk op de knop [Openen sluiten kassa]. Het volgende scherm verschijnt vervolgens:
3. Vul het venster [Kassa opening - sluiting] zo compleet mogelijk in (ook als sommige
velden niet verplicht zijn).
Startbedrag: Is reeds ingevuld bij het openen van de kassa.
Geopend door: Is reeds ingevuld bij het openen van de kassa.
Eindbedrag:Vult u hier het bedrag in dat werkelijk/totaal in de kassa zit.
Gesloten door: Vul hier de naam in van de afsluitende werknemer.
Pinbedrag: Vul hier het totaal in van de afsluiting van de elektronische
betaalterminal (voor zover aanwezig).
Chipbedrag: Idem pinbedrag, maar dan voor het chip totaal.
4. Als u alles heeft ingevuld en zeker weet dat alle kassa’s aanstaan, drukt u op de knop
[Sluit kassa] om het venster te sluiten en de kassa dagafsluiting berekeningen uit te
voeren..
Bij het sluiten voert Cash-it onderstaande controles uit:
· Zijn alle verplichte velden ingevuld? Zo nee, dan verschijnt er een melding en dient u
deze aan te vullen.
· Zijn alle niet-verplichte velden ingevuld? Zo nee, dan verschijnt er een ook melding,
echter is het invullen niet verplicht dus kunt u de melding negeren.
5. Bij het sluiten wordt berekend hoeveel verschil er is tussen berekende inhoud en getelde
inhoud van de kassalade, de pin- en chip bedragen worden berekend, de kas in en uit
bedragen worden berekend, afstortingen worden opgeteld en afrondingsverschillend
worden verzameld. Vervolgens wordt gevraagd of u de afsluiting door wilt voeren met de
berekende cijfers. Gaat u akkoord dan worden de berekeningen opgeslagen in de
database en zal er een rapport afgedrukt worden.
In Bake-it kunt u aangeven hoeveel het getelde geld mag afwijken met het werkelijke bedrag
zodat eventuele fouten direct gesignaleerd worden. Dit verschil kan een bedrag zijn of een
percentage van de omzet.
3.3 Wat te doen als de dagafsluiting is vergeten in Cash-it
Als u merkt dat er op een rapport een afsluiting ontbreekt of de afsluiting heeft om een
andere reden niet plaats vond op de Cash-it kassa, dan kunt u dit achteraf corrigeren.
De afsluiting in Bake-it uitvoeren kan alleen per locatie en niet per kassa.
1. Ga in Bake-it naar menu [Cash-it | Winkels]
2. Open met [F9] de winkel die u wilt openen, het venster “Winkel locatie wijzigen – kaart”
wordt geopend
3. Ga naar menu [Extra | “Dagafsluiting Cash-it deze locatie”]:
4. Voer in onderstaand venster de start en einddatum in waarvoor u de afsluiting wilt laten
uitvoeren
5. Druk op de knop [Sluiten] als u de datum heeft ingevoerd
6. Onderstaand venster verschijnt. Kies “Ja” om de dagafsluiting te starten.
Is er al een dagafsluiting uitgevoerd voor die periode, dan verschijnt er een melding.
7. Zodra de dagafsluiting is afgerond. Wordt er een venster geopend met alle bedragen.
Druk “Ja” op de vraag of u deze bedragen wilt overnemen.
8. De afsluiting is nu afgerond en u kunt de rapporten afdrukken.
Als u merkt dat er op een rapport een afsluiting ontbreekt of de afsluiting heeft om een
andere reden niet plaats vond op de Cash-it kassa, dan kunt u dit achteraf corrigeren.
De afsluiting in Bake-it uitvoeren kan alleen per locatie en niet per kassa.
1. Ga in Bake-it naar menu [Cash-it | Winkels]
2. Open met [F9] de winkel die u wilt openen, het venster “Winkel locatie wijzigen – kaart”
wordt geopend
3. Ga naar menu [Extra | “Dagafsluiting Cash-it deze locatie”]:
4. Voer in onderstaand venster de start en einddatum in waarvoor u de afsluiting wilt laten
uitvoeren
5. Druk op de knop [Sluiten] als u de datum heeft ingevoerd
6. Onderstaand venster verschijnt. Kies “Ja” om de dagafsluiting te starten.
Is er al een dagafsluiting uitgevoerd voor die periode, dan verschijnt er een melding.
7. Zodra de dagafsluiting is afgerond. Wordt er een venster geopend met alle bedragen.
Druk “Ja” op de vraag of u deze bedragen wilt overnemen.
8. De afsluiting is nu afgerond en u kunt de rapporten afdrukken.
4 Opbouw Cash-it Dagrapport
Het dagrapport dat Cash-it uitprint wanneer de kassadag wordt
afgesloten ziet er als volgt uit: In dit hoofdstuk wordt het
dagrapport per gedeelte uitgelegd.
De bon bestaat uit de volgende onderdelen:
* Er wordt geopend met wat algemene informatie over de betreffende kassadag zoals de
datum, het filiaal, wie heeft de kassa geopend en wie heeft hem gesloten.
- “Aantallen transacties”. Dit gedeelte geeft aan hoeveel transacties er zijn uitgevoerd
· Normaal: Dit betreft gewone transacties.
· Bestelling: Dit betreft bestellingen die vandaag ingevoerd zijn.
· Afgebroken: Dit betreft vervallen bonnen. Eventueel wordt hier aangegeven welke
waarde deze vertegenwoordigen.
-
“Betaalvormen”. Hier wordt aangegeven hoe de klanten betaald hebben in de winkel.
Kas-in, kas-uit en afstortingbedragen worden hier niet in vermeld.
De bon bestaat uit de volgende onderdelen:
* Er wordt geopend met wat algemene informatie over de betreffende kassadag zoals de
datum, het filiaal, wie heeft de kassa geopend en wie heeft hem gesloten.
- “Aantallen transacties”. Dit gedeelte geeft aan hoeveel transacties er zijn uitgevoerd
· Normaal: Dit betreft gewone transacties.
· Bestelling: Dit betreft bestellingen die vandaag ingevoerd zijn.
· Afgebroken: Dit betreft vervallen bonnen. Eventueel wordt hier aangegeven welke
waarde deze vertegenwoordigen.
-
“Betaalvormen”. Hier wordt aangegeven hoe de klanten betaald hebben in de winkel.
Kas-in, kas-uit en afstortingbedragen worden hier niet in vermeld.
- Contant: Stroom van contante betalingen, het aantal staat tussen haakjes
- Pin: Stroom van pin betalingen gevolgd door het aantal tussen haakjes
- Chip: Stroom van chip betalingen, het aantal staat tussen haakjes
- Overig: Stroom voor overige betaalvormen met het aantal tussen haakjes
- Totaal: Totale geldstroom voor alle betaalvormen, totaal aantal tussen haakjes
“Totalen Pin-terminal”
Als de bedragen voor de terminal ingevuld zijn in het eerder getoonde afsluitscherm
zullen deze hier getoond worden ter informatie. Dit bevat de volgende elementen:
- Pin. Bevat het ingevoerde bedrag voor pin-betalingen van de terminal afsluiting.
- Chip. Bevat het ingevoerde bedrag voor chip-betalingen van de terminal afsluiting.
- Totaal. Bevat de optelling van het pin- en chip-totaal.
“Berekening Kas”Voor verreweg de meeste van u zal dit het onderdeel van het
rapport zijn dat het
belangrijkst is. Dit bevat de volgende elementen:
-
- Startgeld: Geeft het totaal ingegeven startgeld weer bij het openen van de kassa.
-
- Kas In: Geeft de totaal waarde van “Kas In”-stroom.
-
- Kas Uit: Geeft de totaal waarde van “Kas Uit”-stroom.
-
- Omzet Kas: Toont de totale cash-geldstroom. Deze zal hetzelfde zijn als de
hoeveelheid bij het element “Contant” onder de kop “Betaalvormen”. -
- Extra Uit: Geeft de waarde van eventueel extra uitgekeerd wisselgeld. Denk u
hierbij aan het extra pinnen van een bedrag, etc. -
- Totaal: Is de optelling van alle bovengenoemde elementen, die gezamenlijk
het totaal aan geld aanwezig in de kas bevatten. -
- Geteld: Geeft aan wat er ingevoerd is als geteld bedrag.
-
- Verschil: Geeft het berekende verschil weer tussen de getelde kas-inhoud en
de berekende kas-inhoud. -
- Afronding: Dit geeft het totale afrondingsverschil over de dag genomen weer.
“Omzetgroepen”
Hier vindt u een rapportage
van de omzet per omzetgroep met tussen haakjes het aantal
verkochte artikelen binnen deze omzetgroep.
BELANGRIJK: Deze rapportage is standaard
gebaseerd op de goederenstroom en zal
afwijken van de berekende geldstroom (zie hierboven) wanneer er gebruik gemaakt wordt
van bestellingen. Dit houdt namelijk in, dat omzet voor bestellingen pas meegerekend wordt
op de dag dat deze afgeleverd wordt.
De omzetgroepen zijn de omzetgroepen zoals aangegeven bij de artikelgroepen
[Artikelen | Artikelgroepen] van de producten.
Per kassa/locatie [Cash-it | Kassa’s] kan aangegeven worden of er wel of niet een
omzetgroepen berekening plaats moet vinden tijdens het afsluiten van de Cash-it kassa
aangezien het berekenen en uitsplitsen in omzetgroepen enige tijd in beslag neemt.
Standaard wordt de omzet bepaald aan de hand van de goederenstroom in de winkel.
Echter kan Cash-it zo ingesteld worden dat de goederenstroom op basis van de
geldstroom wordt berekend. Dit verdient niet de voorkeur aangezien de omzetberekening
dan niet samengaat met de daadwerkelijk geleverde3 producten. Deze instelling kan
alleen in overleg met Marti IT veranderd kan worden. In scenario 2 (achteraan dit
document) wordt hier dieper op ingegaan.
* “Er is een verschil
tussen berekende waarden en totaal
van de terminal “
Mits er terminal-bedragen ingevuld zijn zal Cash-it berekenen of er een verschil is tussen
de ingevulde bedragen van de pin- en chip-terminal en de berekende bedragen voor de
elektronische pin betalingen vanuit Cash-it.
Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan als uw werknemers per ongeluk de verkeerde
betaalmethode aantoetsen in het betalingsscherm, bijvoorbeeld kas in plaats van pin.
Als er een verschil is, zal dit op het rapport aangegeven worden en wordt er berekend
wat de kasinhoud zou zijn als er in plaats van de berekende Cash-it waardes wordt
uitgegaan van de ingegeven pinterminal waardes.
NB: Dit pinverschil blok en het volgende wordt alleen op
de dagafsluiting getoond
wanneer er daadwerkelijk een verschil is tussen het ingegeven pinbedrag en het
berekend pinbedrag.
Het blok bevat de volgende elementen:
Terminal: Dit
bevat de ingegeven totaalwaarde van de pin- en
chip-terminal.
Berekend: Dit bevat de berekende totaalwaarde
van pin- en
chip-betalingen.
Correctie: Bevat het verschil tussen de
ingegeven en de berekende
waarde.
* "Kas na correctie”
Dit zijn de bedragen nadat de pin correctie erop toegepast is.
NB: Hiervoor is dus aangenomen dat de afsluiting van de
elektronische terminal
foutloos is en een eventueel verschil tussen de terminal en Cash-it veroorzaakt is
door foutieve aanslagen van betaalmethodes door het behandelend personeel.
Dit blok bevat dezelfde elementen als het eerder beschreven blok kasberekening
hierboven met dikgedrukt de volgende elementen. Dat zijn de elementen waarop de
correctie van invloed is.
Omzet Kas: Het gecorrigeerde bedrag van de geldstroom van
contant
betalingen.
Totaal: Het gecorrigeerde bedrag van de
kas-inhoud.
Verschil: Het kasverschil aan de hand van de gecorrigeerde kasinhoud.
Wanneer er vragen zijn na aanleiding van de dagafsluiting kunt u een email sturen aan
helpdesk@marti.nl of contact opnemen met Marti IT.
Hieronder wordt middels een aantal scenario’s in detail aangegeven hoe de verschillende
bedragen op de dagafsluiting tot stand komen.
“Totalen Pin-terminal”
Als de bedragen voor de terminal ingevuld zijn in het eerder getoonde afsluitscherm
zullen deze hier getoond worden ter informatie. Dit bevat de volgende elementen:
- Pin. Bevat het ingevoerde bedrag voor pin-betalingen van de terminal afsluiting.
- Chip. Bevat het ingevoerde bedrag voor chip-betalingen van de terminal afsluiting.
- Totaal. Bevat de optelling van het pin- en chip-totaal.
“Berekening Kas”
Voor verreweg de meeste van u zal dit het onderdeel van het
rapport zijn dat het
belangrijkst is. Dit bevat de volgende elementen:
- Startgeld: Geeft het totaal ingegeven startgeld weer bij het openen van de kassa.
- Kas In: Geeft de totaal waarde van “Kas In”-stroom.
- Kas Uit: Geeft de totaal waarde van “Kas Uit”-stroom.
- Omzet Kas: Toont de totale cash-geldstroom. Deze zal hetzelfde zijn als de
hoeveelheid bij het element “Contant” onder de kop “Betaalvormen”. - Extra Uit: Geeft de waarde van eventueel extra uitgekeerd wisselgeld. Denk u
hierbij aan het extra pinnen van een bedrag, etc. - Totaal: Is de optelling van alle bovengenoemde elementen, die gezamenlijk
het totaal aan geld aanwezig in de kas bevatten. - Geteld: Geeft aan wat er ingevoerd is als geteld bedrag.
- Verschil: Geeft het berekende verschil weer tussen de getelde kas-inhoud en
de berekende kas-inhoud. - Afronding: Dit geeft het totale afrondingsverschil over de dag genomen weer.
“Omzetgroepen”
Hier vindt u een rapportage
van de omzet per omzetgroep met tussen haakjes het aantal
verkochte artikelen binnen deze omzetgroep.
BELANGRIJK: Deze rapportage is standaard
gebaseerd op de goederenstroom en zal
afwijken van de berekende geldstroom (zie hierboven) wanneer er gebruik gemaakt wordt
van bestellingen. Dit houdt namelijk in, dat omzet voor bestellingen pas meegerekend wordt
op de dag dat deze afgeleverd wordt.
De omzetgroepen zijn de omzetgroepen zoals aangegeven bij de artikelgroepen
[Artikelen | Artikelgroepen] van de producten.
Per kassa/locatie [Cash-it | Kassa’s] kan aangegeven worden of er wel of niet een
omzetgroepen berekening plaats moet vinden tijdens het afsluiten van de Cash-it kassa
aangezien het berekenen en uitsplitsen in omzetgroepen enige tijd in beslag neemt.
Standaard wordt de omzet bepaald aan de hand van de goederenstroom in de winkel.
Echter kan Cash-it zo ingesteld worden dat de goederenstroom op basis van de
geldstroom wordt berekend. Dit verdient niet de voorkeur aangezien de omzetberekening
dan niet samengaat met de daadwerkelijk geleverde3 producten. Deze instelling kan
alleen in overleg met Marti IT veranderd kan worden. In scenario 2 (achteraan dit
document) wordt hier dieper op ingegaan.
* “Er is een verschil tussen berekende waarden en totaal van de terminal “
Mits er terminal-bedragen ingevuld zijn zal Cash-it berekenen of er een verschil is tussen
de ingevulde bedragen van de pin- en chip-terminal en de berekende bedragen voor de
elektronische pin betalingen vanuit Cash-it.
Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan als uw werknemers per ongeluk de verkeerde
betaalmethode aantoetsen in het betalingsscherm, bijvoorbeeld kas in plaats van pin.
Als er een verschil is, zal dit op het rapport aangegeven worden en wordt er berekend
wat de kasinhoud zou zijn als er in plaats van de berekende Cash-it waardes wordt
uitgegaan van de ingegeven pinterminal waardes.
NB: Dit pinverschil blok en het volgende wordt alleen op
de dagafsluiting getoond
wanneer er daadwerkelijk een verschil is tussen het ingegeven pinbedrag en het
berekend pinbedrag.
Het blok bevat de volgende elementen:
Terminal: Dit
bevat de ingegeven totaalwaarde van de pin- en
chip-terminal.
Berekend: Dit bevat de berekende totaalwaarde
van pin- en
chip-betalingen.
Correctie: Bevat het verschil tussen de
ingegeven en de berekende
waarde.
* "Kas na correctie”
Dit zijn de bedragen nadat de pin correctie erop toegepast is.
NB: Hiervoor is dus aangenomen dat de afsluiting van de
elektronische terminal
foutloos is en een eventueel verschil tussen de terminal en Cash-it veroorzaakt is
door foutieve aanslagen van betaalmethodes door het behandelend personeel.
Dit blok bevat dezelfde elementen als het eerder beschreven blok kasberekening
hierboven met dikgedrukt de volgende elementen. Dat zijn de elementen waarop de
correctie van invloed is.
Omzet Kas: Het gecorrigeerde bedrag van de geldstroom van
contant
betalingen.
Totaal: Het gecorrigeerde bedrag van de
kas-inhoud.
Verschil: Het kasverschil aan de hand van de gecorrigeerde kasinhoud.
Wanneer er vragen zijn na aanleiding van de dagafsluiting kunt u een email sturen aan
helpdesk@marti.nl of contact opnemen met Marti IT.
Hieronder wordt middels een aantal scenario’s in detail aangegeven hoe de verschillende
bedragen op de dagafsluiting tot stand komen.
Scenario 1
Dit scenario toont een openingsbon, twee transacties en een afsluitbon.
1 Kassa geopend door Astrid met 150 Euro wisselgeld
Figuur 1- Opening rapport
2 Transactie 1 = 5 * volkoren * 1,90 = 9,50
Figuur 2- Bon 1
3 Transactie 2 = 3 * wit * 1,51 = 4,53 4,55
Figuur 3- Bon 2
4 Afsluiten kassa dag genereert een dag afsluiting rapport
Figuur 4- Ingeven dagafsluiting informatie
Dit scenario toont een openingsbon, twee transacties en een afsluitbon.
1 Kassa geopend door Astrid met 150 Euro wisselgeld
Figuur 1- Opening rapport
2 Transactie 1 = 5 * volkoren * 1,90 = 9,50
Figuur 2- Bon 1
3 Transactie 2 = 3 * wit * 1,51 = 4,53 4,55
Figuur 3- Bon 2
4 Afsluiten kassa dag genereert een dag afsluiting rapport
Figuur 4- Ingeven dagafsluiting informatie
Scenario 2
Dit scenario borduurt voort op het vorige scenario, echter wordt hier 3 bestellingen gedaan.
Bestelling 1
1 Taart van 13,75, afrekenen bij afhalen
Figuur 5- Bon 3 | Bestelling 1
Bestelling 2
10 Rondo’s van 1,10 per stuk, direct afrekenen, betaald met 20 euro
Figuur 6- Bon 4 | Bestelling 2
Bestelling 3
1 abrikozenvlaai van 7,95 waarbij 3 euro wordt aanbetaald
Figuur 7- Bon 5 | Bestelling 3
Dit scenario borduurt voort op het vorige scenario, echter wordt hier 3 bestellingen gedaan.
Bestelling 1
1 Taart van 13,75, afrekenen bij afhalen
Figuur 5- Bon 3 | Bestelling 1
Bestelling 2
10 Rondo’s van 1,10 per stuk, direct afrekenen, betaald met 20 euro
Figuur 6- Bon 4 | Bestelling 2
Bestelling 3
1 abrikozenvlaai van 7,95 waarbij 3 euro wordt aanbetaald
Figuur 7- Bon 5 | Bestelling 3
Overzicht bonnen, geldstroom en omzetstroom.
Aangezien de bestellingen allemaal morgen worden afgehaald en deels wel vandaag betaald
worden, ontstaat er een verschil tussen de geldstroom (Cash vandaag) en de omzet (Omzet vandaag).
Dit is het standaard gedrag van Cash-it
Door de optie ‘Omzet op basis geldstromen’ aan te zetten, berekend Cash-it de omzet op
basis van de geldstroom. Er zal dan geen verschil zijn tussen de geldstroom en omzet.
Echter is dit niet de juiste berekening alhoewel sommige bakkers dit wel gebruiken.
Dagafsluiting – Optie ‘Omzet op basis geldstromen’ staat uit
![]()
Dagafsluiting – Optie ‘Omzet op basis geldstromen’ staat aan
Aangezien de bestellingen allemaal morgen worden afgehaald en deels wel vandaag betaald
worden, ontstaat er een verschil tussen de geldstroom (Cash vandaag) en de omzet (Omzet vandaag).
Dit is het standaard gedrag van Cash-it
Door de optie ‘Omzet op basis geldstromen’ aan te zetten, berekend Cash-it de omzet op
basis van de geldstroom. Er zal dan geen verschil zijn tussen de geldstroom en omzet.
Echter is dit niet de juiste berekening alhoewel sommige bakkers dit wel gebruiken.
Dagafsluiting – Optie ‘Omzet op basis geldstromen’ staat uit
Dagafsluiting – Optie ‘Omzet op basis geldstromen’ staat aan
Scenario 3
Dit scenario borduurt voort op het vorige scenario, echter wordt er 15 Euro uit de kassa
gehaald om de slager te betalen voor beleg voor de belegde broodjes.
Figuur 8- Kas uit 'Slager'
Tevens wordt er 50 euro extra wisselgeld in de kassa gestopt.
Figuur 9- Kas in 'Extra Wisselgeld'
Dit scenario borduurt voort op het vorige scenario, echter wordt er 15 Euro uit de kassa
gehaald om de slager te betalen voor beleg voor de belegde broodjes.
Figuur 8- Kas uit 'Slager'
Tevens wordt er 50 euro extra wisselgeld in de kassa gestopt.
Figuur 9- Kas in 'Extra Wisselgeld'
Overzicht bonnen, geldstroom en omzetstroom.
Aangezien de bestellingen allemaal morgen worden afgehaald en
deels wel
vandaag betaald
worden, ontstaat er een verschil tussen de geldstroom (Cash vandaag) en de omzet (Omzet
vandaag). Dit is het standaard gedrag van Cash-it. Het toevoegen van Kas-in / Kas-uit heeft
geen invloed op de omzet, wel op de geldstroom!
Door de optie ‘Omzet op basis geldstromen’ aan te zetten, berekend Cash-it de omzet op
basis van de geldstroom. Er zal dan geen verschil zijn tussen de geldstroom en omzet.
Echter is dit niet de juiste berekening alhoewel sommige bakkers dit wel gebruiken.
Aangezien de bestellingen allemaal morgen worden afgehaald en
deels wel
vandaag betaald
worden, ontstaat er een verschil tussen de geldstroom (Cash vandaag) en de omzet (Omzet
vandaag). Dit is het standaard gedrag van Cash-it. Het toevoegen van Kas-in / Kas-uit heeft
geen invloed op de omzet, wel op de geldstroom!
Door de optie ‘Omzet op basis geldstromen’ aan te zetten, berekend Cash-it de omzet op
basis van de geldstroom. Er zal dan geen verschil zijn tussen de geldstroom en omzet.
Echter is dit niet de juiste berekening alhoewel sommige bakkers dit wel gebruiken.
Scenario 4
Dit scenario borduurt voort op het vorige scenario.
Er wordt een bon afgerekend met pin en er wordt een bon
afgerekend met chip.
Figuur 10- Pin
Figuur 11- Chip
Verder wordt een bon afgerekend met cash en pin. De totale bon
is 27,50. Iemand betaald
met 20 Euro cash en pint 30 euro extra geld erbij.
Figuur 12- Cash / Pin betaald met extra pinnen
Dit scenario borduurt voort op het vorige scenario.
Er wordt een bon afgerekend met pin en er wordt een bon afgerekend met chip.
Figuur 10- Pin
Figuur 11- Chip
Verder wordt een bon afgerekend met cash en pin. De totale bon
is 27,50. Iemand betaald
met 20 Euro cash en pint 30 euro extra geld erbij.
Figuur 12- Cash / Pin betaald met extra pinnen
Overzicht bonnen, geldstroom en omzetstroom.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 4. Dit is een uitbreiding van scenario 3 met
pin/chip betalingen.
10 = 20 Euro Cash er in en 7,50 Pin er in 63,06 → 83,05
22,50 Euro uit de kas i.v.m. bijpinnen 83,05 → 60,55
Het cash bedrag wordt 20 euro hoger, echter wordt er ook 22,50 extra gepind waardoor het
cash geldbedrag in de kassa met 2,50 Euro afneemt. De omzet neemt uiteraard wel toe
aangezien er producten verkocht worden.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 4. Dit is een uitbreiding van scenario 3 met
pin/chip betalingen.
10 = 20 Euro Cash er in en 7,50 Pin er in 63,06 → 83,05
22,50 Euro uit de kas i.v.m. bijpinnen 83,05 → 60,55
Het cash bedrag wordt 20 euro hoger, echter wordt er ook 22,50 extra gepind waardoor het
cash geldbedrag in de kassa met 2,50 Euro afneemt. De omzet neemt uiteraard wel toe
aangezien er producten verkocht worden.
Scenario 5
Dit scenario borduurt voort op het vorige scenario. Er wordt
halverwege de dag 30 Euro
afgestort, oftewel, dit geld wordt uit de kassa gehaald en op een veilige plek opgeborgen.
Dit scenario borduurt voort op het vorige scenario. Er wordt
halverwege de dag 30 Euro
afgestort, oftewel, dit geld wordt uit de kassa gehaald en op een veilige plek opgeborgen.
Overzicht bonnen, geldstroom en omzetstroom.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 5. Dit is een
uitbreiding van scenario 4 met
pin/chip betalingen.
11 = Vergeleken met de dagafsluiting scenario 5
Kas in 50,00
Kas uit 15,00-
Omzet kas 48,05
Afgestort 30,00- Deze wordt niet meegenomen bij de betaalvorm bepaling
maar wel bij de berekening kasstroom
Extra uit 22,50-
Totaal in de kassa 30,55 Exclusief startgeld van 150 Euro!
Dit overzicht is het overzicht van scenario 5. Dit is een
uitbreiding van scenario 4 met
pin/chip betalingen.
11 = Vergeleken met de dagafsluiting scenario 5
Kas in 50,00
Kas uit 15,00-
Omzet kas 48,05
Afgestort 30,00- Deze wordt niet meegenomen bij de betaalvorm bepaling
maar wel bij de berekening kasstroom
Extra uit 22,50-
Totaal in de kassa 30,55 Exclusief startgeld van 150 Euro!
Rapportage t/m Scenario 5
Rapportage bestaat uit omzet rapportage en transactie
rapportage. Omzetrapportage bevat
de goederenstroom en transactie rapportage de geldstoom van een winkel.
Rapportage bestaat uit omzet rapportage en transactie
rapportage. Omzetrapportage bevat
de goederenstroom en transactie rapportage de geldstoom van een winkel.
Scenario 6
Dit scenario borduurt voort op scenario 5 en bevat een retour
bon en een vervallen bon.
Figuur 133 – Bon retour
Figuur 144 – Bon vervallen
Bij een vervallen bon wordt geen transactienummer toegekend, echter wordt de bon wel
geregistreerd.
Dit scenario borduurt voort op scenario 5 en bevat een retour bon en een vervallen bon.
Figuur 133 – Bon retour
Figuur 144 – Bon vervallen
Bij een vervallen bon wordt geen transactienummer toegekend, echter wordt de bon wel
geregistreerd.
Overzicht bonnen, geldstroom en omzetstroom.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 6 inclusief de
retourbon
13 = Afgebroken bon, heeft geen invloed op de tellingen!
Het Cashbedrag wordt met 7,55 Euro verminderd, evenals de omzet vandaag en totaal
omzet.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 6 inclusief de retourbon
13 = Afgebroken bon, heeft geen invloed op de tellingen!
Het Cashbedrag wordt met 7,55 Euro verminderd, evenals de omzet vandaag en totaal
omzet.
Scenario 7
Dit scenario borduurt voort op scenario 6 en bevat een bon met
korting.
Figuur 155 – Bon met korting
Dit scenario borduurt voort op scenario 6 en bevat een bon met korting.
Figuur 155 – Bon met korting
Overzicht bonnen, geldstroom en omzetstroom.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 6 inclusief de
retourbon
Het Cashbedrag wordt met 13,60 Euro vermeerder, evenals de
omzet vandaag en totaal
omzet.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 6 inclusief de retourbon
Het Cashbedrag wordt met 13,60 Euro vermeerder, evenals de
omzet vandaag en totaal
omzet.
Rapportage t/m Scenario 7
Rapportage bestaat uit omzet rapportage en transactie
rapportage. Omzetrapportage bevat
de goederenstroom en transactie rapportage de geldstoom van een winkel.
Rapportage bestaat uit omzet rapportage en transactie
rapportage. Omzetrapportage bevat
de goederenstroom en transactie rapportage de geldstoom van een winkel.
Scenario 8
Dit scenario borduurt voort op scenario 7 en bevat een aantal
‘normale’ bonnen voor ‘de
volgende’ dag.
Om tot een sluitend geheel te komen i.v.m. bestellingen en
omzetten van ‘de volgende dag’,
dient hier ook de rapportage te kloppen i.v.m. omzetten van bestellingen.
De kassadag wordt geopend met 150 Euro.
Figuur 166 – Bon verkoop volgende dag 1
Figuur 177 – Bon verkoop volgende dag 2 Pin
Dit scenario borduurt voort op scenario 7 en bevat een aantal
‘normale’ bonnen voor ‘de
volgende’ dag.
Om tot een sluitend geheel te komen i.v.m. bestellingen en
omzetten van ‘de volgende dag’,
dient hier ook de rapportage te kloppen i.v.m. omzetten van bestellingen.
De kassadag wordt geopend met 150 Euro.
Figuur 166 – Bon verkoop volgende dag 1
Figuur 177 – Bon verkoop volgende dag 2 Pin
Overzicht bonnen, geldstroom en omzetstroom.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 8.
Aangezien de kassadag opnieuw geopend is voor ‘de volgende
dag’, beginnen de totalen
weer op 0. Bon 1 is cash betaald, bon is met pin betaald.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 8.
Aangezien de kassadag opnieuw geopend is voor ‘de volgende
dag’, beginnen de totalen
weer op 0. Bon 1 is cash betaald, bon is met pin betaald.
Scenario 9
Dit scenario borduurt voort op scenario 8 en bevat de
bestellingen van de dag ervoor die
worden afgehaald. De betreffende bestellingen worden in scenario
2 beschreven.
Bestelling 1
Bestelling 1 van Dhr. Verkade (1 Taart 14/16 personen,
transactie 10002450) die nog niet is
betaald. De taart wordt opgehaald en er worden 5 extra broden meegenomen en vervolgens
wordt de taart en de broden cash betaald.
Figuur 188 – Afhalen bestelling 1
Bestelling 2
Bestelling 2 van Dhr. Barendse (2 Witbrood gesneden,
transactie 10002451) wordt
afgehaald. Aangezien deze bestelling reeds volledig is betaald, verschijnt het volgende
venster in Bake-it.
Figuur 198 – Afhalen bestelling 2 die reeds volledig is voldaan
Bestelling 3
Bestelling 3 van Dhr. Visser (1 Abrikozenvlaai, transactie
10002452) wordt afgehaald. 3 Euro
is reeds betaald tijdens het bestellen. Het restant, 4,95 Euro wordt voldaan bij afhalen van de
bestelling.
Dit scenario borduurt voort op scenario 8 en bevat de
bestellingen van de dag ervoor die
worden afgehaald. De betreffende bestellingen worden in scenario
2 beschreven.
Bestelling 1
Bestelling 1 van Dhr. Verkade (1 Taart 14/16 personen,
transactie 10002450) die nog niet is
betaald. De taart wordt opgehaald en er worden 5 extra broden meegenomen en vervolgens
wordt de taart en de broden cash betaald.
Figuur 188 – Afhalen bestelling 1
Bestelling 2
Bestelling 2 van Dhr. Barendse (2 Witbrood gesneden,
transactie 10002451) wordt
afgehaald. Aangezien deze bestelling reeds volledig is betaald, verschijnt het volgende
venster in Bake-it.
Figuur 198 – Afhalen bestelling 2 die reeds volledig is voldaan
Bestelling 3
Bestelling 3 van Dhr. Visser (1 Abrikozenvlaai, transactie
10002452) wordt afgehaald. 3 Euro
is reeds betaald tijdens het bestellen. Het restant, 4,95 Euro wordt voldaan bij afhalen van de
bestelling.
Overzicht bonnen, geldstroom en omzetstroom.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 9.
Dit overzicht is het overzicht van scenario 9.
Rapportage t/m Scenario 9
Rapportage bestaat uit omzet rapportage en transactie
rapportage. Omzetrapportage bevat
de goederenstroom en transactie rapportage de geldstoom van een winkel.
Rapportage bestaat uit omzet rapportage en transactie
rapportage. Omzetrapportage bevat
de goederenstroom en transactie rapportage de geldstoom van een winkel.