Bake-it gegevens archiveren


1. Wanneer je gebruik maakt van Cash-it of Touch-it, neem dan eerst contact op met de Marti Orbak Helpdesk


In dit geval is het niet mogelijk om het archiveren (geheel) zelf te doen, vanwege extra beveiligingen die zijn ingebouwd.
Het luistert namelijk heel erg nauw wát er gedaan wordt, wánneer dat kan en in wélke stappen.
De werknemer van de Helpdesk zal met je doornemen wat de mogelijkheden zijn en aangeven wat er moet gebeuren.

>>> Er kan sowieso voor gekozen worden om het archiveren door Marti Orbak te laten doen.


2. Wanneer je géén gebruik maakt van Cash-it en/ of Touch-it, kun je onderstaande stappen uitvoeren


Voordat je begint:


Maak een backup van uw administratie
Mocht er onverhoopt iets fout gaan, dan kunnen we altijd terug naar de situatie zoals deze nu is.

Houd er rekening mee dat het archiveren lang kan duren.


Tip: bekijk de instructie video


Wanneer je de video tussendoor op pauze zet, kun je stap-voor-stap meewerken.

Let op: De gebruikte wachtwoorden staan in de handleiding hier onder, lees eerst het hele verhaal door voordat je begint.




De te nemen stappen


Ga in Bake-it naar [Bestand | Onderhoud menu | Archief]



Je komt dan in het "Selecteren archief" venster.





Hier heb je de mogelijkheid om een archief aan te maken met de [F7] toets, bijvoorbeeld een archief voor het jaar 2010.

In het volgende scherm kun je onderstaande gegevens invullen:
Omschrijving - Hier vult u een omschrijvende tekst in voor het archief > in het voorbeeld: 2010
Locatie - Dit veld wordt automatisch gevuld en hier hoeft u niets aan te veranderen
Alles archiveren - Dit aanvinken
Periode soort - Selecteer of u wilt archiveren per kalenderjaar of per kwartaal wilt archiveren > in het voorbeeld: Kalenderjaar
Periode - Hier dient u in te geven voor welke periode u wenst te Archiveren > in het voorbeeld: 2010




Druk vervolgens op de knop [Start] en onderstaand venster zal verschijnen:

Het wachtwoord is: Start




Vul het wachtwoord in en druk op [Sluiten].

Hierna wordt dit scherm zichtbaar, zet alle vinkjes uit en druk op [Start]:




Na de melding "Bijwerken afgerond" zijn de bestanden aangemaakt en worden de gegevens uit Bake-it naar het archief weggeschreven.
De voortgang van het archiveren van de gegevens kunt u zien in het veld "Voortgang importeren":




Het archiveren is pas afgerond als het onderstaande venster is verschenen.



Klik op [OK] en het onderstaande venster verschijnt:


Als je [Ja] antwoord, krijgt je een tekstbestand waarin staat aangegeven welke transacties, orders en facturen zijn gearchiveerd.
Als je op [Nee] klikt, krijg je meteen onderstaand venster:




Druk op [OK] en het volgende venster komt op:




Tijdens het archiveren worden de gegevens op een andere plek gezet en niet verwijderd uit de bestanden.
Er wordt een “vlaggetje” bij gezet zodat ze niet meer getoond worden, maar ze worden pas verwijderd tijdens het bijwerken van de bestanden.

Let op!

Het bijwerken moet handmatig opgestart worden. Kies voor [Bestand | Onderhoud menu | Bijwerken bestanden].




Zet de eerste twee vinkjes aan en druk op [Start].




Zodra dit is afgerond, is het archiveren voltooid.